<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

HR-chefens 5 steg för att ta kontroll över personaldata

4.12.2019

Ny teknik gör att HR kan bygga smidigare HR-processer, få ökad kontroll och mindre administration. En förutsättning för effektivitetsvinsterna är emellertid att den information som finns i systemen är rätt och enkel att hantera. Här är fem steg som du som HR-chef behöver känna till för att få koll på er personaldata.


Många HR-chefer känner frustration över att de har för lite tid för frågor som employer branding, organisationsutveckling och det ändlösa arbetet att attrahera och behålla talang. De, eller deras medarbetare, sitter fast i tidskrävande administration och manuella uppgifter.

Det finns dock, tack vare teknikutvecklingen, en rad sätt att förbättra situationen för HR-avdelningen. Du kan till exempel:

  • Automatisera processer som on- och offboarding
  • Effektivisera er kandidathantering med en digital dashboard
  • Helt bli av med vissa manuella uppgifter
  • Börja använda HR-analys för strategiska beslut
  • Minska handpåläggningen kopplad till uppdatering av personaldata

Teknikutvecklingen innebär möjligheter, men också utmaningar.

En förutsättning för att lyckas

Även om IT-stöd kan effektivisera så är det inte så enkelt som att bara införa ett eller flera system. Här är några vanliga utmaningar som kan uppkomma om IT-stöd implementeras utan eftertanke: 

  • Osynkade system som försvårar era rutiner
  • Information som inte går att lita på eller skiljer sig mellan system
  • Behov av att mata in samma information flera gånger i olika system
  • Bristande säkerhet kopplat till personaldata

Alla utmaningar handlar direkt eller indirekt om information och data. En förutsättning för att lyckas med införandet av IT-stöd är således att data lagras rätt i systemen.

Kroka arm med IT

HR-chefens roll blir allt mer ”teknisk” på gott och ont. Även om du inte behöver kunna IT så behöver du förstå möjligheterna med IT och kunna kravställa på system. Inte minst behöver du samverka med IT.

Arkitekturen för data och implementeringen av system är IT-avdelningens jobb. Men det finns saker som du, i egenskap av ägare till HR-processer och personaldata, behöver känna till och vara delaktig i.

Här är fem steg ni behöver ta för att få kontroll över personaldata.

5 steg för att få kontroll över personaldata

1. Förstå Data – Gilla Data

Hur svårt ska det vara? Alla vet väl vad data är? Njaaa, det är inte självklart vad som krävs för att kunna samla och lagra sin data så att den kan användas på ett trovärdigt och effektivt sätt – utan ångest över om den är korrekt eller ändlösa timmar framför skärmen i jakt på den bästa grafen.

Det första steget för att ta kontroll över personaldata är att förstå data:

  • Sätta sig in skillnaderna mellan strukturerad och ostrukturerad data.
  • Förstå innebörden i begrepp som entiteteter och records, klasser och attribut.
  • Inse att hur data skapas och var den kan lagras skapar förutsättningarna för hur den kan användas.

Förhoppningsvis så blir en naturlig del av den ökade förståelse också ett ökat gillande. Det man förstår, tycker man om. Det man tycker om ägnar man sig mer åt och det man ägnar sig åt blir man oftast bra på.

2. Intressenter - Beroenden

Personaldata må vara HR:s ansvar att äga, men det finns många intressenter. En viktig del av att ta kontroll över personaldata är att kartlägga alla beroenden som finns relaterat till ”din” personaldata:

  • Vem förutom HR är intresserad av detta data?
  • Vilka system vill ha tillgång till ”dina” uppgifter?
  • Vilka avdelningar, chefer, rapporter etc. behöver data från dig?
  • Vilken data behöver de? På vilket sätt? Med vilken frekvens?

Och såklart det omvända. Vilka sitter på data som du vill åt? Var finns system, applikationer och databaser som kan förse er på HR med uppgifter som ni behöver? Så att ni slipper fråga medarbetarna gång efter annan om uppgifter de redan lämnat.

3. Master - Servant

Man ritar ofta en karta över var personaldata finns. Då är det viktigt att stanna upp och fundera över vilka förhållanden som finns; mellan HR och andra instanser som hanterar personaldata samt mellan HR:s system och andra företagssystem.

För varje specifik data så kan bara en part vara Master (dvs ansvarig ägare) där standard och struktur sätts. Övriga behöver rätta in sig i ledet och ta emot det data de får.

Det finns dock inget som säger att ett HR-system måste vara Master för all typ av personaldata. Beroende på verksamhet så kan masteransvaret fördelas ut på olika system, men det måste göras medvetet och tydligt.

Vid fördelningen av Masteransvaret för olika datatyper och entiteter så är det viktigt att ha en konstruktiv dialog mellan intressenterna. Beslutar ni att HR-systemet ska generera anställnings-nummer så är det såklart viktigt att se till att lönesystemet kan ta emot just den typen av nummerserie som HR-systemet sätter.

4. Nice to - Need to

Alla har vi en hamster i oss. Det är mycket som ”kan vara bra att ha”. Eller så är det helt omvänt – vi samlar inte på oss något som innebär att vi måste ta hand om det.

Det fjärde steget mot att ta kontroll över personaldata är att balansera mängden och typen av personaldata som ni beslutar er för att föra. Varje datapost innebär ett ansvar och ett arbete i att se till att det är kvalitetssäkrat, skyddat och användbart.

Vilket data måste HR ha för att kunna utföra sina åtaganden? Både gentemot medarbetare, organisation och externa parter. Och vilket data ser ni eventuellt värde i att hantera utöver måste-nivån?

När ni landat i vilket data ni ska ha så bör ni även sätta rutinerna för hantering av data. Så att det fungerar att rensa i enlighet med GDPR och så att det data ni för är korrekt och aktuellt.

5. Vilja Analysera – Våga Arbeta

För många är målet med att ha kontroll på sitt masterdata att man vill kunna jobba med analys. Dataanalys är användbart för att utveckla både organisationen och de individuella medarbetarna.

Så det femte steget handlar om de insikter du som HR-chef kan få från ditt personaldata. Här är kontroll över personaldata en förutsättning. Ju mer kontroll, desto fler möjligheter (och ansvar) att välja rätt KPI:er, analysverktyg och rapporter.

Detta sagt vill jag dela med mig av några kloka ord från en HR-chef:

De där uppgifterna är det ingen idé att vi samlar in data till och tar fram rapporter på, hur snygga grafer det än blir. Vår organisation är inte mogen att arbeta på det sätt som krävs för att vi ska kunna tillgodogöra oss analysen. Vi ska bara mäta och analysera sådant som vi vågar arbeta med.

Orden är kloka eftersom data som ingen använder inte ger något värde i sig. Ett vanligt misstag är att gå från 0 – 100 i ett väldigt snabbt införande av till exempel Power BI. Det är vanligtvis bättre att införa dataanalys steg för steg för att se tidiga vinster och lära sig undan för undan.

Sammanfattningsvis, utan kontroll på personaldata finns inte förutsättningarna för dataanalys. Men när förutsättningarna finns så blir utmaningen att låta dem föda och inte döda viljan och engagemanget att arbeta med ”insights”.

När ska du göra jobbet?

Även om det är viktigt att ha ordning och reda i data, så är det få HR-chefer som vaknar och tänker att ”imorgon ska jag fixa min personaldata”.

Det finns dock situationer som ofta blir triggers för ett data-städ-jobb:

  • Om du köper ett HR-system för exempelvis lön eller talent management
  • Om ni växer, anställer mycket folk och behöver skala upp er HR-funktion. Vid sådana tillfällen kan det utgöra en besparing att införa systemstöd som effektiviserar HR-avdelningens arbete.
  • Om ni lägger mycket tid på administration i era rekryteringar, eller tvingas anlita konsulter för att hinna med, så kan du själv initiera införandet av IT-stöd och i samband med det se till att få koll på det data som används och behövs.
  • Om IT-avdelningen inför Office 365, uppgraderar arbetsplatsen eller pratar om att ni ska in i molnet – då kan det vara läge att hoppa på tåget och se över HR på samma gång.
  • Om ni vet med er att ni har oordning och att det finns säkerhetsbrister kopplat till data. Riskperspektivet kan i sig vara en trigger till att ta kontroll över personaldata.

Om något av ovanstående händer på ditt företag så kan du ta tillfället i akt och ta kontroll över er persondata. Om ingen av situationerna är aktuell och ni inte vill göra personaldata till ett eget projekt – spara guiden för framtida bruk och håll utkik efter ovan nämnda trigger-situationer!

Kontroll på data gör HR-jobbet roligare

Även om det kan verka tråkigt att se över hanteringen av personaldata så är belöningen enorm, när det väl är gjort. Kontroll på data ger förutsättningar att kunna jobba mer med den typ av HR-arbete som HR-chefer brukar tycka känns mer angeläget, som medarbetar- och ledarskapsfrågor.



Hans Andrée

Sälj- och affärsutvecklingsansvarig för Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operation samt för Talent.

Arbetar med att skapa effektivare organisationer och bättre medarbetarupplevelser. Jag är nyfiken på vad du upplever i hanteringen av din personal och bidrar gärna med mina egna erfarenheter. Tveka inte att höra av dig!