<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Kundcase: Så hjälper vi Tillväxtbolag  AB att effektivisera sitt HR-arbete.

Det finns många företag i Sverige som växer genom förvärv eller internationella etableringar. De står inför utmaningen att integrera många delar i de olika bolagen. Ekonomi ska ihop, IT ska ihop och så även processerna och data kring personal. Här beskriver vi hur kunder till oss hanterar en sådan situation kopplat till just HR.

Vi på Innofactor arbetar just nu med ett flertal kunder som har behov av att ta ett helhetsgrepp över sina HR-processer, sin personaldata och sin förmåga att fatta bättre beslut utifrån data.

Här är ett fiktivt case som beskriver situationen för tre sådana bolag. Av sekretesskäl har vi anonymiserat dem. Vi har också slagit ihop deras berättelse till en eftersom de har många gemensamma nämnare. Låt oss kalla företaget för Tillväxtbolaget AB.

 

Nuläge och trigger

Under de senaste 10 åren har Tillväxtbolaget haft en stark tillväxtorienterad ägare. De har vuxit genom en kombination av organisk expansion och förvärv.

Företaget har verksamhet både i Sverige och andra länder. De har produktion i Kina, USA och flera europeiska länder samt försäljningskontor på många platser i världen.

Skillnaderna mellan länderna är stora vad gäller IT-mognad. Vissa länder har hög effektivitet i processer och system. Andra arbetar med excelblad och manuella rutiner i sin personalhantering.

Triggern till förändring var att koncernledningen blev varse att vissa HR-processer behövde åtgärdas för att verksamheten skulle kunna uppfylla alla regelverks- och säkerhetskrav. Sedan bestämde sig Tillväxtbolaget, i dialog med Innofactor, för att samtidigt ta ett helhetsgrepp över processer och data. De ville passa på att framtidssäkra sin HR.
Utmaningar och problem

Det finns en rad utmaningar kopplade till processer, system och data för Tillväxtbolaget. Här är några:

  • En splittrad systemkarta med många olika system som inte hänger ihop. Tydligast är gapet mellan HR-systemen och övriga applikationer i företaget som exempelvis Office 365.
  • Personaldata är inte enhetlig utan finns utspridd på olika ställen vilket gör den otillgänglig.
  • Det finns många olika system för att stödja HR-processerna – dels har man olika system i olika länder (och på vissa håll inget system alls, bara manuell hantering) och dels så har vissa av bolagen avvikelser inom sig – till exempel att man gör på olika sätt på olika produktionsenheter i samma land.

Ovanstående utmaningar ger en rad konsekvenser, som exempelvis:

  • Mycket manuella processer som tar tid och driver kostnader
  • Risk för brister i säkerhet
  • Oordning i personaldata
  • Otillgänglig data och bristande tillförlitlighet i data
  • Svårt för ledningen att få grepp om informationen rörande personal och kostnader

 

Mål och behov

Ledningens behov och mål när det gäller HR-processer och personaldata är att:

1. Effektivisera processerna inom HR – slippa alla manuella moment där data från ett system stansas in i ett anna

2. Skapa en gemensam standard-blueprint för hur HR-processer ska köras och hur personaldata ska hanteras

3. Ta kontroll över legala aspekter för hur personal ska redovisas i olika länder

4. Ta hänsyn till att vissa länder ligger väldigt långt framme och har HR-system som är bättre än vad man realistiskt kan skapa centralt för alla

5. Kunna skala upp vid framtida förvärv och expansioner

Dessa mål tillsammans med mer specifika behov (kring exempelvis tidrapportering, lönehantering och integration med andra affärssystem) ledde till Tillväxtbolagets krav på systemlösning.

 

Lösning med Microsoft Dynamics

Tillväxtbolaget valde Microsofts lösningar för HR-system, Microsoft Dynamics 365 Human Resources. Här är några anledningar till beslutet:

  • Personalen ”är” redan i Microsofts lösningar som exempelvis Office 365 och Microsoft Teams
  • IT-avdelningen har redan en databas över alla anställda i det som kallas Active Directory i Microsofts plattform Azure. Tillväxtbolaget kan använda denna som en central masterdatabas för personaldata och integrera alla andra system mot den.
  • Microsofts molnmiljö gör att Tillväxtbolagets egen IT-avdelning, snabbt och kostnadseffektivt, själv kan utveckla funktioner, smidiga arbetsflöden och appar.

En annan anledning var möjligheten att integrera Microsoft Dynamics mot andra HR-system. Därmed kan de länder som redan har sofistikerade HR-lösningar fortsätta att använda dem men Tillväxtbolaget får ändå tillgång till, och kontroll över, allt sitt data.

Tillgången till data ger Tillväxtbolaget omedelbara analysmöjligheter. En annan fördel med Microsoft Dynamics är att de får möjlighet att interagera med chefer och medarbetare; dels i självbetjäningsgränssnitt, dels i fördefinierade arbetsflöden.

 

Innofactors insats

Projektet med Tillväxtbolaget AB startade med ”design av lösning”. Det vi gör i den fasen är följande:

1. Identifierar de omedelbara akuta behoven för HR-processerna och statusen på nuvarande data

2. Tar fram en plan för långsiktig utveckling för att dra nytta av ny teknik och Microsofts lösningar nu och i framtiden

3. Utmanar och inspirerar till en större vision som tar hänsyn till HR-processerna men även till en framtidssäkring av IT-verksamheten och andra relaterade processer internt.

Som del av denna fas har vi också, tillsammans med kunden, identifierat ett antal kriterier som är viktiga för att ett sådant här projekt ska lyckas.

 

Kriterier för att lyckas

Här är sex faktorer som är viktiga för att få maximal nytta. De är aktuella inte bara för Tillväxtbolaget utan för alla företag som vill lyckas med införandet av systemstöd för HR.

1. HR och IT behöver arbeta nära varandra

2. IT behöver ha en öppenhet för molnbaserade tjänster

3. Företaget behöver ha en ambition att utveckla sin kompetens, både inom IT och HR. I vår erfarenhet finns alltid en kultur av kontinuerlig förbättring hos de som lyckas bäst.

4. Det behöver också finnas en kultur där man förstår vikten av att utveckla systematiska processer och arbetssätt. Det fungerar sällan bra att köpa standarprocesser – speciellt som systemen från sådana leverantörer är mer stängda för andra system och således låser in kunden.

5. HR-processer och personaldata behöver ses som strategiska och nära kopplade till tillväxt, lönsamhet och kontroll.

6. Företaget behöver agera utifrån data samt vilja och våga mäta.

 

Mer information

Projektet för Tillväxtbolaget är relativt omfattande. Det beräknas ta ca sex månader från design till implementering samt efterföljande ”adoption” – där vi säkrar att berörda parter har den kunskap de behöver för att kunna använda och få nytta från det nya systemstödet.

Införandet av denna typ av systemstöd för HR är så mycket mer än bara en teknisk lösning, det är en förändringsresa för organisationen.

Häng med på resan – Vi återkommer med lärdomar och slutsatser kring projektet med Tillväxtbolaget framöver.

För att inte missa det och för att få andra tips och inspiration – gå med i Innofactornätverket!

Genom nätverket delar vi med oss av insikter kring molntjänster och mer specifikt om hur olika funktioner, som exempelvis HR, kan dra nytta av IT-utvecklingen i sitt arbete.

Gå med i Innofactornätverket.

Ämnen: HR & Talent Management

20.4.2020


Helen Ala

Business Manager, BI and Analytics

Utbildad till statistiker med 20 års erfarenhet i olika roller inom IT-branschen. Brinner för analys och aldrig tidigare har det känts så spännande att gå till jobbet som just nu. Inspireras av en teknikutveckling inom analysområdet som går i rasande takt, där nya lösningar kommer ut dagligen och statistikern lite otippat blivit cool och trendig. Tycker det är fantastiskt roligt att med små medel kunna hjälpa våra kunder till stora insikter om sin verksamhet.