Har ert arkivsystem, som länge och troget har stöttat organisationen, nått slutet av sin tekniska livslängd? Eller saknar ni kanske ett arkivsystem helt?
Att gå över till ett elektroniskt arkiv blir aktuellt när du vill följa lagkrav på struktur och ordning på information, göra det enklare att hitta information och använda ett användarvänligt system för hantering och bevarande av ärenden och dokument. För användare av Dynasty Ärendehantering är det enklaste alternativet Dynasty Arkiv, som är sömlöst integrerat med ärendehanteringen.
I den här bloggen delar vi våra bästa tips för planering av arkivhantering och förklarar varför Dynasty Arkiv på ett heltäckande sätt uppfyller behovet av bevarande av dokument och arkivering.
De tre viktigaste frågorna vid planering av arkivhantering: vad, var och hur?
Enligt arkivlagen §7 ska arkivverksamhet skötas på ett sätt som stöder arkivansvarig uppgifter samt privatpersoners och organisationers rätt att ta del av offentliga handlingar. Lagen gäller lika för alla, men organisationer kan utifrån sin situation själva påverka hur lagen tillämpas i praktiken.
Första steget mot lyckad arkivhantering är att kartlägga organisationens nuvarande situation, behov och mål. Exempelvis påverkar de system som används var det går och är lämpligt att lagra arkiveringsobjekt. Planeringen underlättas genom att besvara tre frågor: vad, var och hur.
1. Vad ska arkiveras?
Arkivlagen anger vilken typ av information som arkivansvarig ska bevara. All information behöver inte arkiveras, men organisationen måste identifiera vad som ska arkiveras, hur länge och vad som inte behöver arkiveras. Här kommer en informationsstyrningsplan (TOS) in som en del av en bredare informationshanteringsmodell. I regeringens förslag till ny arkivlag står bland annat: "I det föreslagna lagförslaget ska planering av arkivering av dokument framöver vara en del av informationshanteringsmodellen, och det ska inte finnas krav på en separat arkivplan. Planeringen ska kunna implementeras på systemnivå som mer detaljerad specifikation."
Informationsstyrningsplanen underlättar planering och styrning av dokumentens livscykel samt effektiviserar dokumenthanteringen. När TOS är väl implementerad i bakgrunden av ärendehanteringssystemet och arkivet, kommer dokument och ärenden redan korrekt klassificerade till arkivet. Arkivansvarig kan då enklare förlita sig på automatiskt genererade gallringsförslag utan att behöva hantera varje enskilt objekt manuellt.
2. Var ska det arkiveras?
Lagstiftningen kräver inte ett specifikt arkivsystem, vilket ger organisationer flexibilitet. Arkivering kan ske i exempelvis ärendehanteringssystem eller andra lösningar som följer rekommenderade metadatamodeller. Med ny lagstiftning kommer även nationella lösningar för långtidslagring att utvecklas.
3. Hur ska det arkiveras?
Det finns två huvudsakliga alternativ:
- Extern arkivlösning – separat från ärendehanteringen
- Integrerat arkiv – en naturlig del av ärendehanteringen
Ett integrerat arkiv möjliggör automatisering, enklare sökningar och bättre användarupplevelse.
Dynasty Arkiv – en integrerad lösning
Dynasty Arkiv är en utökning av Dynasty och ett elektroniskt arkiv för långtidslagring av ärenden och dokument. Det är helt integrerat med ärendehanteringen, både funktionellt och visuellt, vilket gör det enkelt att använda.
Viktiga funktioner:
- Livscykelhantering (lagring, bevarande, gallring)
- Kraftfull sökfunktion och masshantering av metadata
- Säkerställande av dataintegritet genom automatiska kontroller
- Möjlighet att skapa överföringspaket
- Bevarande av originalformat samt arkivversioner
- Konvertering och uppdatering av filformat över tid
- Integration med externa system via API:er
Tack vare den sömlösa integrationen hålls arkivet alltid uppdaterat, vilket förbättrar tillgänglighet och minskar risken för fel. Samtidigt frigörs tid för mer strategiskt arbete.
Vill du veta mer?
Välkommen att boka en personlig demo via vårt kontaktforumlär på länken nedan!
