Tillgång till korrekt kunddata är en förutsättning för att kunna arbeta effektivt med försäljning. Men det finns många utmaningar med kontaktdata. Här är några och hur du som är säljchef kan se till att ni undviker dem.
Data är värdefullt av många olika skäl och för hela företaget; försäljning, marknad, ekonomi och leverans. En fungerande hantering av data ger effektiviseringsvinster och konkurrensfördelar. Data behöver också hanteras av GDPR-skäl så att kunder och prospekts känner sig trygga med er hantering av deras uppgifter.
Utmaningar med kontaktdata
Det finns en rad utmaningar med kontaktdata. En förklaring är att det historiskt varit svårt att få ihop system varför hanteringen av data skett manuellt och i silos.
Här är vanliga utmaningar i hanteringen av kontaktdata:
- Information saknas. Det kan saknas rutiner och verktyg för att samla in data som organisationen behöver. Man kanske inte har något sätt att samla in frivilliga kontaktuppgifter från potentiella kunder eller saknar telefonnummer eller e-postadresser till befintliga kunder.
- Informationen blir föråldrad. Information ändras hela tiden och kontaktuppgifter blir snabbt föråldrade. Dessutom gör tidens gång att viss information inte bör behållas av GDPR-skäl.
- Informationen finns i flera olika system. När samma information används av olika avdelningar och finns i olika system, många gånger i olika format, så uppstår flera problem. Informationen dupliceras och det är svårt att veta vilken information är rätt.
- Datakvaliteten sjunker. När information finns i isolerade öar och systemen inte ”pratar med varandra” så behöver data uppdateras manuellt. Detta är svårt att upprätthålla över tid varför den information man har, med tiden blir av allt sämre kvalitet.
- Ingen har ansvaret för data. Hanteringen av kontaktdata är ett område som ofta faller mellan stolarna. Eftersom data används tvärs organisationen är det inte självklart vem som bär ansvaret.
Så här tar du kontroll över data
Eftersom kunddata är kritiskt i säljarbetet så är det naturligt att kravställningen på hur kunddata ska hanteras kommer från försäljning eller marknad.
Numera finns det mängder av tekniska lösningar för att hantera kunddataproblematiken. Ni kan koppla ihop system, använda en central databas och automatiskt synkronisera data så att den alltid är uppdaterad på alla ställen den används.
Här är fyra steg för att ta kontroll över kunddata:
- Om ni har dålig kvalitet i er kunddata så behöver du först se till att uppgifterna rensas och organiseras så att ni blir av med duplicerade, gamla och felaktiga data.
- Om ni har data i olika system så behöver ni därefter bestämma vad som ska vara er master. Ett molnbaserat CRM-system kan vara den centrala källan för kunddata. Men data kan komma från andra håll, till exempel ekonomisystemet. Därför är det viktigt att bestämma hur olika system ska förhålla sig till varandra.
- Därefter behöver ert data synkroniseras så att alla system har samma uppgifter om en kund eller potentiell kund. Genom att integrera system med varandra och sätta regler för synkroniseringen så kan detta ske automatiskt vilket eliminerar fel.
- Vidta åtgärder för att skydda kontaktdata och följa GDPR. Se till exempel till att ni inte skickar e-post till personer som inte uttryckligen gett sitt samtycke och att ni tar bort gammal kunddata i enlighet med GDPR. Se också till att vidta säkerhetsåtgärder som skyddar företagets data från intrång och från dataläckage till följd av oaktsamhet eller illvilja från medarbetare.
Fördel Microsoft
Organisationer som använder Microsofts svit av produkter har fördel av att applikationerna är byggda som legoklossar som enkelt kan sättas ihop. Microsoft använder även en gemensam datamodell, som gör att data i en applikation är tillgänglig för en annan, så att data synkroniseras överallt samtidigt och automatiskt.
Vill du hålla dig uppdaterad om smarta digitala arbetssätt och hur du får mesta nyttan från Microsofts olika affärssystem? Anmäl dig till Innofactor-nätverket.