Den digitala utvecklingen inom HR-området har tagit stora kliv. Idag finns en rad olika tekniska lösningar och smarta HR-verktyg för att effektivisera och involvera fler ute i verksamheten i HR-arbetet. Men vad innebär den förändringen i praktiken för medarbetare och chefer? Och hur kan HR bidra till att digitaliseringen verkligen blir den möjliggörare som verksamheten förväntar sig.  

Om HR tidigare har uppfattats ligga lite efter i den digitala transformationen, så har de senaste årens snabba omställning till följd av pandemin gett en kraftig extra skjuts. Ökat distansarbete och behovet av mer flexibla arbetssätt har pekat på sårbarheter i många organisationer. Kraven har ökat på effektiva, digitala HR- och samarbetsverktyg för att hantera HR-processerna och kunna ge rätt stöd till chefer och medarbetare som jobbar på distans.  

När fler och fler jobbar hemifrån blir behovet av bättre samordning med hjälp av digitala stödverktyg och kommunikationslösningar också tydligare.  

Långsiktig förändring mot det moderna arbetslivet  

Den förändring vi sett accelerera under de senaste åren är här för att stanna. Även om vi nu börjar få återvända till kontoren pekar mycket på att de flesta verksamheter kommer att fungera som ”hybridarbetsplatser” även framöver, där medarbetarna växlar mellan kontors- och distansarbete. Här behöver du och dina kollegor på HR anpassa arbetet för att kunna guida chefer och medarbetarna i utvecklingen mot ett mer flexibelt och digitalt uppkopplat, modernt arbetsliv. Hur väl det arbetet lyckas framöver, blir också en värdemätare på hur attraktivt ditt företag uppfattas som arbetsgivare och därmed hur framgångsrikt ni lyckas locka nya talanger.  

Förutsättningarna för att tidigt fånga upp signaler och behov i verksamheten samt kommunicera med och skapa engagemang hos chefer och medarbetare har förändrats. Det moderna arbetslivet kräver nya förhållningssätt, mer integrerade och verksamhetsanpassade processer och system samt bättre stöd för analys och uppföljning. En utveckling som har blivit en extra drivkraft för många HR-avdelningar att rusta sin digitala mognad, sina processer och HR-lösningar. 

Mer digitala arbetssätt skapar fler möjligheter för HR  

HR är en viktig aktör i övergången till mer digitala arbetssätt. Inte minst när det gäller att synliggöra möjligheterna med det moderna arbetslivet utifrån medarbetarupplevelsen. För att hänga med i utvecklingen och skapa en god arbetsmiljö som engagerar är balansen mellan IT och människorna i organisationen central. Medarbetarnas förväntningar och verkliga beteenden kommer bli avgörande för hur du når framgång. Oavsett om det handlar om att skapa bättre förutsättningar för hemarbete, eller i införandet av bättre, mer anpassade HR-processer och nya HR-verktyg. HR kan ta fler egna initiativ i utvecklingen mot mer digitala arbetssätt och på så sätt bli en nyckelspelare för kommunikation, samordning och förankring i verksamheten.  

Här finns en chans för HR att skapa sig en starkare strategisk position. Genom att ta bli mer aktiv och vägledande i det digitala förändringsarbetet, utgå från verksamhetens behov och förväntningar samt jobba mer gemensamt och integrerat med IT, skapas bättre förutsättningar för att lyckas. Medarbetarengagemang och delaktighet är en förutsättning för den beteendeförändring som är så viktigt för verksamhetens digitala utveckling. Drivkrafter för att nå dit är exempelvis bättre förutsättningar för självledarskap och möjligheter att leda på distans med ökad self-service (självbetjäning) för både medarbetare och chefer. 

Den ”digitala dialogen” en del att det strategiska arbetet inom HR 

Traditionellt sett har den ”digitala dialogen” inom HR ofta begränsat sig till att handla om isolerade processer och system utifrån ett HR-perspektiv. Detta silotänk lever fortfarande kvar i många företag, där chefer, medarbetare och IT ofta kopplas in sent i olika utvecklingsinitiativ för att tycka till om delar av HR-processen, användargränssnitt eller tekniska integrationer när mycket av kartan redan är ritad. Risken är då att verksamheten som helhet går miste om stora samordningsvinster samtidigt som det som regel blir en tung uppförsbacke i arbetet med förankring och medarbetarengagemang.   

Med ett mer öppet och transparent förhållningssätt kan HR bli den värdefulla katalysator för medarbetarna som många organisationer saknar i digitaliseringsarbetet.  

4 råd på vägen för HR på den digitala resan  

Det finns flera sätt du som jobbar på HR kan bidra till att öka engagemanget i övergången till mer automatiserade HR-processer och digitala arbetssätt.  

1. Öppna upp för att göra saker annorlunda! Se förändring och den utveckling som sker inom HR-området som en möjlighet att tänka nytt. Våga släppa gamla föreställningarna om hur det brukar vara, eller vad ni är vana vid. När omvärlden förändras öppnas helt nya möjligheter! Då blir en av de centrala frågeställningarna ”Hur kan vi ta vara på det?” och ”Vad kan vi göra annorlunda för att bli ännu bättre på att stötta verksamheten utifrån hur behoven ser ut i dag och i framtiden?” 

2. Tänk utifrån-och-in, utgå från verksamheten! Lägga mer tid på analys. Involvera verksamheten och IT tidigt i projekt för att kartlägga beteenden, behov och alternativa vägval. Börja i den egna verksamhetens behov och förutsättningar! Steget kan vara olika stort för olika verksamheter eller avdelningar. Hur ser den digitala mognaden ut i vår organisation när det gäller till exempel IT-stöd, self-service, HR-processen? I vilken takt ska vi göra vår förändring? Hur engagerar vi medarbetarna på bästa sätt?  

3. Engagera fler än HR på utvecklingsresan! Med kontinuerliga och mer integrerade samtal med organisationen om deras förväntningar på HR och framtida behov, blir det enklare att prioritera vilka steg ni bör ta i vilken ordning för att ge bäst effekt på kortast tid. Att väga in flera perspektiv ger en tydlig, mer rättvisande bild av verksamhetens behov.  

4. Ta ett steg i taget i förändringsarbetet! Börja med att digitalisera de processer som är enklast och skapar störst värde i verksamheten. Förankra framsteg och få med dig medarbetarna genom att visa på de ”vinster” och effekter de nya digitala arbetssätten ger verksamheten på kort sikt. Presentera gärna konkreta exempel, framgångsberättelser, om hur de nya arbetssätten stöttar det dagliga arbetet och bidrar till att utveckla medarbetarna. 

Hur påverkar HR-arbetet i din verksamhet av utvecklingen mot mer digitala arbetssätt? Dela gärna med dig av dina erfarenheter. På Innofactor tar vi ett helhetsansvar för mötet mellan verksamhet, IT och människan. I vårt HR-team hjälper vi dig att ta HR-arbetet till nästa nivå med mer verksamhetsnära och integrerade processer. Vill du veta mer? Läs mer om vårt erbjudande eller kontakta gärna oss i HR-teamet direkt .