Du som är IT-chef inom offentlig sektor har en viktig men tuff roll. Kraven och förväntningarna är höga från många håll. IT bara måste fungera och samtidigt ska utveckling ske i hög takt. Här är vanliga utmaningar för IT-chefer, allmänna samt specifika för offentligt sektor. Men också hur förändringarna gör det möjligt för IT-chefen att ta en mer värdeskapande roll.

Rollen för en IT-chef genomgår stora förändringar. Det innebär utmaningar men också möjligheter.

Målet för IT

I Sverige är vi relativt mogna när det gäller IT. Vi har tidigt anammat ny teknik och internet. Men, många svenska organisationer känner ändå att de är långt från sin målbild.

I vårt arbete träffar vi dagligen IT-chefer inom såväl privat som offentlig sektor. Många säger att de skulle vilja vara mer proaktiva. De nämner mål som att skapa en attraktiv portfölj av tjänster och produkter, bygga en effektiv IT-organisation och stötta verksamheten så att alla kan arbeta på ett modernt sätt.

Även om vi kommit en bra bit på vägen så finns det några vanliga utmaningar.

Vanliga utmaningar

Här är fem vanliga utmaningar vi ser inom IT idag:

1. Höga krav

IT-chefen har mycket ansvar på sina axlar; allt från löpande drift och säkerhetsfrågor till utvecklingsprojekt tillsammans med verksamheten. Dessa förväntas dessutom, med dagens utvecklingshastighet, komma på plats allt snabbare.

2. Svårt prioritera budgeten

IT-budgeten styrs ofta med fokus på kostnader snarare än på nytta. Det kan vara svårt att få ihop verksamhet och IT för att få samsyn och objektivt kunna prioritera IT-investeringar.

3. Föråldrad infrastruktur

Om infrastrukturen är föråldrad så försvåras innovation och utveckling. Det kan vara svårt att få ihop tidigare gjorda systeminvesteringar med nya lösningar. En föråldrad infrastruktur kan också orsaka onödigt höga kostnader och outnyttjad kapacitet (till exempel på grund av dubbla system och licenser). Många upplever dock att de inte hinna städa i infrastrukturen för att kunna identifiera och åtgärda sådana eventuella problem.

4. Omställning i sättet att driva IT

Molnbaserad IT innebär en stor omställning. IT-funktionen behöver arbeta med nya plattformar och införa nya arbetssätt, inte minst för att trygga en fullgod säkerhet i molnlösningarna. Vissa saknar de kompetenser som behövs.

5. Kostnadskontroll

Bilden över kostnader blir ofta övergripande med grova nycklingar eftersom det kan vara svårt att få fram data. Om så är fallet så blir det svårt att veta vad som ger mest nytta för investerade pengar vilket i sin tur gör det svårt att fatta objektiva beslut.

Inom offentlig sektor finns dessutom en del specifika utmaningar. Till exempel att IT-funktionen ska stödja en bred flora av verksamheter med olika behov, att IT-budgeten kan variera med skatteunderlagets storlek, att få personer arbetar med IT i förhållande till hur många användare de ska serva, samt att kommuner och myndigheter hanterar mycket persondata och känslig information.

Nya möjligheter

IT står alltså inför en rad utmaningar drivet av de stora förändringar som moln-IT och tjänstefieringen av IT innebär. Men förändringarna ger också nya möjligheter att uppnå målbilden för IT.

Istället för att arbeta med underhåll, service och hårdvara så kan IT ta en mer proaktiv och utvecklingsinriktad roll. Det blir också möjligt att arbeta agilt på ett helt annat sätt än tidigare. IT-stöd kan enkelt anpassas för att möta verksamhetens föränderliga krav och nytt affärsstöd kan införas mycket snabbare och enklare än tidigare.

Molnlösningar hjälper helt enkelt IT-funktionen att leverera mer IT för pengarna. Här kan du läsa mer om moln-IT.

Tre råd till dig som är IT-chef

Här är tre råd som sammanfattar det vi märkt är viktigt för att lyckas inom IT i offentlig verksamhet idag:

1. Driv molnresan i små steg och nära verksamheten

Vi vet att det är en resa att ta sig till molnet men moln-IT är värt att ha som målbild. Molnet gör att IT kan bli mer standardiserat och effektiviserat. Det gäller att ta små steg mot denna målbild.

Det gäller också att arbeta nära verksamheten för att kunna ta en aktiv roll i utvecklingen. Annars kan man hamna i läget att verksamheten går och köper sin egen molntjänst. IT-chefen behöver därför vara mer ”ja-sägare” än ”nej-sägare”. Han eller hon behöver stötta sin verksamhet för att på så sätt kunna vara med och påverka.

2. Håll dig uppdaterad

Som IT-chef är du säkert överöst av information och det går inte att hålla sig á jour med allt. Du kan inte heller ha koll på alla detaljer utan behöver förlita dig på din organisation. Men likväl är det bra att ha övergripande koll, hitta bra källor och spana på vad andra gör. Vi försöker dra vårt strå till stacken. Vi driver Innofactornätverket, kör webbinarier och gör vad vi kan för att sammanfatta och hjälpa IT-chefer att navigera. Envision Forum i januari var exempel på ett forum för kunskapsutbyte för offentlig sektor.

3. Kombinera det bästa av traditionella och agila arbetssätt

Det finns många fördelar med agila arbetssätt; högre utvecklingstakt, mer flexibilitet, fokus på slutanvändarna osv. Men det finns också utmaningar i att arbeta agilt och inom offentlig sektor måste man ofta arbeta med kravspecar, upphandling och vattenfallsprojekt. Därför gäller det att hitta en gyllene medelväg mellan traditionella och agila arbetssätt, där vi förordar det agila när så är möjligt.

Gå gärna med i Innofactornätverket. Genom nätverket får du ta del av tips för att få mesta nytta från Microsoft molntjänster, inbjudningar till evenemang och lärdomar från vad andra gör.

Anmäl dig till Innofactornätverket.