Human Resources |

Öka förståelsen mellan HR och IT – skapa nya möjligheter

I verksamheter där HR och IT går hand i hand i den digitala utvecklingen skapas nya möjligheter. Ett HR-system skapar verklig verksamhetsnytta när det både upplevs som ett effektivt stöd för HR och blir en naturlig brygga mellan olika verksamhetsdelar och systemstöd. Det ställer krav på att både de ”hårda” och ”mjuka” perspektiven lyfts fram. En viktig framgångsnyckel för att kunna göra det är att öka förståelsen mellan IT och HR.

Initiativet till en upphandling av HR-system kan komma antingen från HR eller IT, lite beroende på vilka drivkrafter som ligger bakom ett byte eller förstagångsköp av HR-system. Några vanliga incitament från HR- avdelningens sida kan vara att cheferna behöver bättre stöd, att HR vill arbeta mer strategiskt, eller att det finns ett behov av bättre kontroll på HR-masterdata. När upphandlingen drivs av IT handlar det oftare om behovet av konsolidering för att komma ifrån olika öar av system som har byggts på och integrerats allt eftersom. En IT-miljö som är svår att administrera, övervaka och upprätthålla säkerhetsnivån för. Målet är då att skapa en mer gemensam, sammanhängande IT-plattform som gynnar verksamheten som helhet. Det kan också vara en mer generell digitaliseringsstrategi som påverkar hela verksamheten, och då även behovet att digitalisera HR-arbetet.

Olika perspektiv – så kan HR och IT mötas på vägen

När samarbetet i en HR-upphandling fungerar som bäst drivs processen gemensamt av HR och IT – oavsett vem initiativet kommer ifrån. Genom att involvera varandra tidigt och löpande blir både samarbetet och resultatet för verksamheten bättre. Det finns det flera exempel på.

Ett bra utgångsläge för att öka förståelsen mellan HR och IT är att börja dialogen i de gemensamma intresseområden som finns. I de företag som lyckas bäst drivs arbetet utifrån verksamhetsnyttan. "Vilka gemensamma prioriteringar är viktigast att göra? Hur balanserar vi HR- och IT-avdelningens olika intressen och ansvar?”

Det är inte ovanligt att HR i ett tidigt skede driver på processen ganska enskilt utifrån HR-avdelningens behovsbild. Tar du istället utgångspunkten i vilken nytta verksamheten får av en ny HR-lösning, går det redan tidigt i processen att fånga upp fler viktiga behov, möjligheter liksom gap och potentiella utmaningar. Det är faktorer som påverkar både tidplan och i vilken ordning saker och ting bör beslutas och prioriteras. Genom att tillsätta en gemensam arbetsgrupp där både HR och IT är med, blir det också lättare att förstå olika perspektiv, drivkrafter och vad som är särskilt viktigt för just din verksamhet.

3 saker HR behöver förstå ur ett IT-perspektiv

Självklart ser det olika ut i olika organisationer, men det finns några grundläggande perspektiv som IT ofta lyfter fram. Det är bra att HR är medvetna om dessa för att underlätta samarbetet. De kan också fungera som ”dörröppnare” i dialogen med IT.

Hantering av AD (Active Directory) – en central fråga för IT, inte minst i samband med införandet av ett HR-system. Det finns en direkt koppling mellan AD och flera av HR-avdelningens processer och rutiner, till exempel registreringen av nya medarbetare.
Integrationer – en ständig utmaning för att skapa en effektiv och säker IT-miljö. Hur kan vi säkerställa det interna informationsflödet och kommunikation mellan olika system? Det handlar bland annat om kopplingar till lönesystem, tidredovisning eller LMS.
Säkerhet och identitetshantering – en viktig gemensam nämnare för HR och IT. Det handlar både om GDPR-ansvaret och om hur medarbetares IT-behörigheter ska administreras, kontrolleras och säkerställas när någon börjar, slutar eller byter tjänst.

3 saker IT behöver förstå ur ett HR-perspektiv

På samma sätt har IT mycket att vinna på att sätta sig in mer i de perspektiv som är viktiga för HR.

HR-processen och gränssnitt – HR-systemet är en central hub för HR som ska underlätta arbetet. Det förväntas vara en naturlig länk mellan HR och andra avdelningar och system. Här kan IT-avdelningen bidra med en tydlighet kring befintlig IT-struktur och strategi. Hur påverkas verksamheten av olika val av HR-system och plattformar? Är det till exempel en internationell koncern, utmanande informationshantering, eller finns andra specifika förutsättningar som behöver vägas in.
Tidrapportering – uppfattas ofta ligga inom HR-avdelningens ansvar. Komplexiteten i tidrapportering varierar beroende på typ av verksamhet. I många fall kan tidrapportering utgöra grund för både projektredovisning, ERP, fakturering och lön. Här kan IT hjälpa HR att förstå vilka systemkopplingar som påverkas och vad det innebär för HR och verksamheten.
Self service och transparens – är en frågeställning som dyker upp i olika sammanhang och även drivs av medarbetares och chefers behov. Här finns flera aspekter som behöver balanseras mellan IT, HR och verksamhet. Behörighetshantering och säkerhet, HR- och IT-support, mobila gränssnitt är några.

Hur du vill eller är van att arbeta är inte samma sak som hur du kan, bör jobba. Utvecklingen inom HR-tech öppnar upp många nya spännande möjligheter där HR och IT går hand i hand. På Innofactor tar vi ett helhetsansvar för mötet mellan verksamhet, IT och människan. I vårt HR-team hjälper vi dig att ta HR-arbetet till nästa nivå med mer verksamhetsnära och integrerade processer. Vill du veta mer? Läs mer om vårt erbjudande här.