Budjetointi ja ennustaminen ovat talouden suunnittelun ja analysoinnin (FP&A) kivijalka.
Tehoton budjetointiprosessi voi estää liiketoimintaa kasvamasta, hidastaa operatiivista toimintaa ja johtaa menetettyihin liiketoimintamahdollisuuksiin. Tällöin yrityksen on vaikeaa yltää taloudellisiin tavoitteisiinsa.
Seuraavat viisi varoitusmerkkiä kertovat, milloin organisaation on korkea aika uudistaa budjetointiprosessia.
1. Usein esiintyvät budjetointivirheet
Budjetin poikkeama tarkoittaa eroa ennustettujen lukujen ja toteutuneen tuloksen välillä. Toistuvat poikkeamat täytyy aina tutkia tarkasti, sillä virheet tai huono datan analysointi voivat vääristää yrityksen taloudellista tilaa ja luoda merkittäviä riskejä. Siksi menneiden ennusteiden tarkastelu virheiden tai ennakkoluulojen tunnistamiseksi ja ennustamis- ja budjetointiprosessin arvioimiseksi on välttämätöntä.
Budjetointiin ja ennustamiseen kehitetyt ohjelmistot parantavat poikkeamien analysointia (BVA) merkittävästi. Talouden suunnitteluun ja analysointiin tarkoitetut alustat, kuten Jedox, kokoavat tiedot eri lähteistä ja esittävät ne helposti ymmärrettävässä muodossa. Nämä työkalut kokoavat hajallaan olevan tiedon yhteen ja vähentävät manuaaliseen työhön liittyviä virheitä, mikä parantaa skenaarioanalyysin laatua.
2. Budjetointi vie liian kauan aikaa
Kun budjetointiprosessi kestää liian pitkään, tärkeät päätökset viivästyvät, reagointi markkinamuutoksiin hidastuu ja strategiseen ajatteluun jää vähemmän aikaa. Lyhyemmät suunnittelusyklit se sijaan parantavat yrityksen kykyä reagoida nopeasti markkina- ja kilpailumuutoksiin.
Budjetoinnin automatisointi ja tiettyihin prosesseihin suunniteltujen ohjelmistojen käyttö nopeuttaa työnkulkuja, minimoi virheiden määrää ja antaa taloustiimeille mahdollisuuden keskittyä arvoa lisääviin tehtäviin hallinnollisen työn sijaan. Hyviä esimerkkejä tästä ovat
- Suomen Punainen Risti, joka onnistui puolittamaan budjetointiin ja suunnitteluun käytettävän ajan Jedoxin FP&A-ratkaisun avulla
- Digita, joka tuottaa läpinäkyvää tuloslaskelman raportointia lähes tuplasti aiempaa nopeammin.
3. Yhteistyön ja standardoinnin puute osastojen välillä
Yrityksen budjetointiprosessiin liittyy lukuisia liikkuvia osia ja henkilöitä.
Onnistunut budjetointi perustuu osastojen väliseen yhteistyöhön ja standardointiin. Suurissa organisaatioissa tämä voi olla haastavaa, jolloin tieto siiloutuu ja kokonaiskuva hämärtyy. Tämä puolestaan johtaa puutteelliseen tietoon perustuviin päätöksiin ja epäyhtenäisiin prioriteetteihin, mikä lopulta vaikuttaa resurssien jakamiseen.
Kun päätöksiä on tehtävä nopeasti, tarvitaan välitöntä palautetta. FP&A-ohjelmisto vastaa tähän tarpeeseen mahdollistamalla reaaliaikaisen tiedonjakelun, sujuvat hyväksymisprosessit ja käyttäjäkohtaisen pääsynhallinnan.
FP&A-ohjelmiston avulla eri liiketoiminnot ja osastot voivat syöttää ja tarkastella tietoja nopeasti, jolloin kaikki sidosryhmät pysyvät ajan tasalla. Oikeaoppisesti rakennettu FP&A-ohjelmisto varmistaa, että organisaatio pysyy ketteränä ja on valmis reagoimaan muutoksiin nopeasti.
4. Liiallinen riippuvuus taulukkolaskentaohjelmista tai yksittäisistä ihmisistä
Excel on pitkään ollut taloustiimien selkäranka ja sille on edelleen paikkansa. Liiallinen riippuvuus taulukkolaskentaohjelmista on kuitenkin riskialtista – erityisesti silloin, kun laskentakaavat ovat vain yhden henkilön hallussa.
Yleisimmät riskit liittyvät datan tarkkuuteen, versionhallintaan, skaalautuvuuteen sekä puutteellisiin integraatioihin muiden talousjärjestelmien kanssa. Nämä rajoitukset voivat vaikeuttaa kehittyneen analytiikan tekemistä ja datalähtöistä päätöksentekoa.
Yhden totuuden lähteen (SSOT) luominen edellyttää ohjelmistoa, joka pystyy integroimaan ja synkronoimaan tiedot eri lähteistä. Jedox on erinomainen esimerkki FP&A-alustasta, joka automatisoi tämän prosessin, vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa tuottavaan työhön.
5. Vaikeus sopeutua markkinoiden muutoksiin
Markkinoiden volatiliteetti on yksi tärkeimmistä syistä siihen, miksi perinteiset budjetointimenetelmät eivät enää riitä nykypäivän vaatimuksiin. Monet organisaatiot siirtyvät kohti ketterämpiä budjetointimalleja, sillä nopeaan sopeutumiseen perustuva toimintatapa on noussut keskeiseksi kilpailuedun säilyttämisessä.
FP&A:ssa skenaarioihin perustuva budjetointi mahdollistaa ketterän, reaaliaikaiseen tietoon perustuvan ennustamisen ja ennusteiden nopean päivittämisen. Valmistautumalla erilaisiin skenaarioihin etukäteen taloustiimit voivat reagoida muutoksiin tehokkaasti ja varmistaa, että yrityksen strategiset tavoitteet pysyvät linjassa.
Ketterä toimintamalli auttaa organisaatiota toimimaan epävarmassa markkinassa sekä vahvistaa edellytyksiä kohdata taloudellisia haasteita ja tarttua uusiin mahdollisuuksiin.
E-kirjassa kerromme, miksi budjetin laatimisen prosessia kannattaa muuttaa
Viekö budjetointi tai vuosittaisen talousennusteen laatiminen kohtuuttoman paljon organisaatiosi talousjohtajan aikaa?
E-kirjassa kerromme seitsemän käytännön syytä, miksi budjetointiprosessia kannattaa muuttaa. Lisäksi esittelemme Jedox-ohjelmiston, jonka avulla helpotat liiketoiminnan suunnitteluun ja budjetointiin liittyvää työtaakkaa.
