Erilaiset pilvipalvelut ovat tulleet viimeisen vuosikymmenen aikana kaikkien saataville ja päivittäiseen käyttöön, mutta silti monet yritykset pyörittävät yhä raskaita ohjelmistoja omissa konesaleissaan hankalasti saavutettavissa. Valitettavasti näitä ohjelmistoja päivitetään harvoin - jos koskaan ja samalla lukuisat uudet työkalut jäävät käyttäjien ulottumattomiin. Tämän kaiken lisäksi omissa konesaleissa pyörivien ohjelmistojen kustannukset ovat korkeita. Asiakastyössä asiakastieto on kaiken tekemisen keskiössä ja sen tulisi olla siellä missä tiedon käyttäjänkin; aina mukana ja ajantasaisena, yhdistyen niihin työkaluihin, joita käyttäjät työssään jatkuvasti käyttävät ja tarvitsevat.
Dynamics 365 ei ole vain pilvi, jolla on hopeareunukset. Sisältä se on täyttä kultaa ja hyvin käyttöönotettuna se tarjoaa koko organisaatiolle - niin johdolle, IT:lle kuin peruskäyttäjällekin - paljon enemmän kuin omassa tai kumppanin konesalissa tasaisen varmasti tikittävä pikkuveljensä. Tässä blogissa on tarkoitus tuoda esille niitä hyötyjä, joita asiakkuudenhallinnan pilviratkaisu tarjoaa. Osa hyödyistä on hyvin konkreettisia jo heti ensimmäisistä hetkistä alkaen. Kustannushyödyt tulevat perässä, eivätkä välttämättä kovin kaukana.
Ja ainiin: se tikitys saattaa johtua siitä, että Microsoftin tuki käytettävälle versiolle on loppumassa ja edessä häämöttää kallis versionnostoprojekti.
Johtajille ajantasainen tieto on tärkeintä
Tieto on valtaa ja sitä on paljon, mutta kuinka sen saisi yhteen paikkaan ajantasaisesti? Mikään järjestelmä ei sitä tietysti yksinään tee ja käyttäjillä on suurin rooli siinä, että tiedot ovat ajantasalla. Tässä pilviratkaisun hyödyt tulevat selkeästi esille, sillä järjestelmä on käytettävissä missä tahansa, milloin tahansa. Toki omalla palvelimella pyörivään järjestelmään voi yhtä lailla sallia pääsyn verkosta, mutta käytettävyys ei ole mobiililaitteilla samaa luokkaa. Dynamics 365 pilviratkaisuissa käyttöliittymä on optimoitu mobiilikäyttöä varten. Yksittäisiä mobiiliapplikaatioita on tarjolla spesifeihin käyttötarpeisiin, kuten asiakastietojen päivittämiseen, asiakastapaamisten kirjaamiseen, tarjoustietojen tarkasteluun ja moneen muuhun tarpeeseen ja näitä voidaan luoda nopeasti ja yksinkertaisesti. Tällöin käyttäjän on helpompi pitää tiedot järjestelmässä jatkuvasti ajantasalla ja kokonaisuus hanskassa.
Tiedon kerääminen ei vielä yksinään takaa hyötyjä, mutta Microsoftin pilvessä tiedon raportointimahdollisuudet ja raportoinnin helppous on useita askeleita perinteisiä ratkaisuja edellä. Tiedon yhdistäminen useista lähteistä on aiempaa yksinkertaisempaa, koska taustalla hyödynnetään jatkuvasti kehittyvää datamallia (Common Data Service) joka yhdistää tiedot yhdenmukaisiksi useista pilvessä olevista järjestelmistä. Monet organisaatiot ovatkin hankkineet itselleen osaamista PowerBI-raportointiteknologiasta, jolla tietojen yhdistäminen eri sijainneista ja raporttien julkaiseminen omiksi mittaristoikseen tai vaikka Dynamics 365 -järjestelmän sisälle onnistuu muutaman päivän opiskelulla. Tämä vähentää myös tarvetta perusraporttien tilaamiseksi järjestelmän toimittajilta.
Helpompi ja joustavampi toimintatapa tietohallinnolle
Perinteisesti keskusteluissa nousee esille pilvipalveluiden tietoturvallisuus. Dynamics 365:n pilviversion tietoturvallisuus täyttää yleisimmät tietoturvallisuudelle asetettavat vaatimukset ja standardit, kuten ISO 27001 information security management standards, SOC 1 & 2 standards for operational security, GDPR standards.
Järjestelmän haavoittuvuutta suurempi riski ovatkin yksittäiset käyttäjät. Heidän kohdallaan pilvipalveluihin pätevät samat säännöt kuin omalla palvelimella pyörivään järjestelmään: laitteista ja tunnuksista on pidettävä huoli. Jos näin ei ole, niin järjestelmä on aivan yhtä haavoittuva, oli kyseessä sitten pilvi- tai onpremise-ratkaisu.
Ottamatta kantaa yksittäisten lisenssien hintoihin on pilviratkaisun lisensointi huomattavasti joustavampaa perinteiseen malliin verrattuna, jossa lisenssit hankitaan ja maksetaan esimerkiksi kahdeksi vuodeksi etukäteen. Pilvilisensointi perustuu käyttötarpeisiin ja organisaatio maksaa kuukausimaksua vain niistä lisensseistä, jotka ovat käytössä. Pilvilisensointi perustuu myös huomattavasti tarkemmin siihen, mitä ominaisuuksia kunkin käyttäjän on järjestelmästä tarpeen käyttää.
Yksi selkeimpiä hyötyjä on palvelintarpeiden poistuminen: omia palvelimia ei enää tarvita järjestelmän pyörittämiseen ja manuaaliselle palvelimen ylläpitotyölle voi heittää hyvästit. Teknologia taustalla ei myöskään pääse vanhenemaan.
Versionnostoprojektit muuttavat pilviympäristössä muotoaan hyvin radikaalisti eikä varsinaisesti enää puhuta projekteista, joihin marssitetaan paikalle kasa asiantuntijoita, hankitaan ja asennetaan lukuisia palvelimia, ihmetellään kapasiteetin riittävyyttä ja kadonnutta lisenssiavainta sekä järjestetään viikoittain statuspalavereja puolen vuoden ajan - tällaisiahan raskaasti räätälöityjen ja integroitujen onpremise-ratkaisujen versionnostot perinteisesti ovat. Pilvimaailmassa versionnostoja tapahtuu pakotetusti huomattavasti useammin, nykyisellään 1-2 kertaa vuodessa, mutta kaiken ollessa järjestelmässä kunnossa, tapahtuvat päivitykset ajastetusti lähes huomaamatta ja lopputuloksena järjestelmä sisältää joukon uusia toimintoja, joita käyttöönottamalla voidaan saada käyttäjille nopeasti uusia työkaluja ja parhaassa tapauksessa tehostaa liiketoimintaa.
Pilvi tuo omat hyötynsä myös peruskäyttäjälle
Valitettavan usein asiakkuudenhallinnan järjestelmät nähdään paikkana, jonne tiedot syötetään johtoa ja raportointia varten, mutta käyttäjä itse ei koe saavansa järjestelmästä hyötyä, koska se ei edesauta hänen omaa työntekoaan. Sama pätee toki pilviratkaisuunkin, jos sen ensisijainen olemassaolon merkitys on tiedon tuottaminen liiketoiminnan ohjaamiseksi. Pilvimaailmassa tiedon syöttäminen käy entistä kätevämmin, kun järjestelmän käyttöliittymä tukee mobiililaitteita paremmin ja esimerkiksi uusien liidien syöttäminen tai olemassa olevan tarjouksen päivittäminen käy näppärästi matkapuhelimella.
Käyttäjälle näkyvin ero Dynamics-pilviratkaisun ja onpremise-version välillä on luonnollisesti käyttöliittymä, joka teknisissä versionnostoprojekteissa on usein käyttäjän näkökulmasta ainoa muuttuva asia - toiset tykkäävät, toiset eivät. Dynamicsin pilviversiossa käyttöliittymä on kuitenkin rakennettu teknisesti kokonaan uudelleen, jolloin se tarjoaa käyttäjälle aivan uudenlaisia mahdollisuuksia tiedon tarkastelemiseen ja hallitsemiseen, muutamina esimerkkeinä onpremise-versiota laajemmat mahdollisuudet tietojen visuaaliseen esittämiseen ja erillisten applikaatioiden upottamiseen järjestelmään, jolloin ennen paljon aikaa vieneitä toimenpiteitä voidaan suoraviivaistaa huomattavasti.
Kaikille jotain
Valmiiden integraatioiden ansiosta Dynamics 365 on helposti yhdistettävissä muihin sovelluksiin, joissa asiakastietoa yleisesti käsitellään. Tärkeimpänä tietysti jo onpremise-puolelta tutuksi tullut Outlook-integraatio, jonka toimintavarmuus pilvimaailmassa on aivan eri luokkaa. Hyvänä kakkosena, varsinkin kun keskustelut ja dokumentit nykypäivänä ovat siirtyneet entistä enemmän Microsoft Teamsiin, on Teams-keskusteluiden ja dokumenttien yhdistäminen Dynamicsissa olevaan asiakastietoon. Tällöin samat tiedot ovat saatavissa kummastakin paikasta eikä niitä tarvitse erikseen metsästää.
Pilvimaailmassa automaatioteknologiat ovat ottaneet aimo harppauksen eteenpäin. Vaikka Microsoftin ”Citizen Developer” -termistä voi olla monta mieltä, eikä automaatioiden rakentaminen vielä tänäkään päivänä tapahdu sormia napsauttamalla ilman mitään osaamista, antaa pilvi järjestelmän kehittäjille lukuisia vaihtoehtoja toteuttaa prosessien ja rutiinitehtävien automatisointeja. Näiden työkalujen myötä tehtävien automaatiotasoa pystytään viemään uudelle tasolle pienemmin kustannuksin, jolloin on aiempaa todennäköisempää, että käyttäjien aikaa saadaan vapautettua järjestelmän käytöstä ja tiedon syöttämisestä tuottavampiin tehtäviin. Tällöin myös käyttäjä kokee saavansa järjestelmältä enemmän vastinetta käyttämälleen ajalle ja käyttöä estäviä aikataulullisia tai henkisiä tekijöitä saadaan purettua.
Miten tästä eteenpäin?
Seuraavaa versionnostoa suunnitellessa on hyvä huomioida, että kustannuksiltaan ja käytettävyyden paranemisen myötä pilviversio maksaa itsensä onpremise-ratkaisuun verrattuna hyvin nopeasti itsensä takaisin puhumattakaan niistä kustannuksista, joita tulevista versiopäivityksistä aiheutuu. Vaikka varsinaista tarvetta versiopäivitykselle ei olisikaan, kannattaa tulla kuulolle toukokuun webinaariimme ”Asiakkuudenhallinta uudelle tasolle Dynamics 365:n avulla”.
Webinaarissa minä ja kollegani Arto Saarelainen kerromme pilviratkaisun hyödyistä ja mahdollisuuksista sekä annamme konkreettisia esimerkkejä siitä, kuinka pilvisiirtymä voidaan nopeasti ja tehokkaasti toteuttaa.
Webinaarissa kuulet myös asiakkaamme Kustannusosakeyhtiö Otavan kokemuksia siitä miten he ottivat ratkaisun käyttöönsä ja miten ratkaisu on tehostanut heidän toimintaansa. Demojen avulla esittelemme miltä nykyaikainen pilviratkaisu näyttää tänä päivänä. Jatkuvan tuotekehityksen ansiosta sama ratkaisu tarjoaa vuoden päästä jo paljon uusia mahdollisuuksia, joita kaikkia emme edes vielä tiedä.
