Yritykset ja muut organisaatiot käyttävät yhä edelleen kallisarvoista aikaa manuaaliseen laskentataulukoiden päivittämiseen ja muokkaamiseen.
Excel ja muut taulukkolaskentaohjelmistot palvelevat erittäin hyvin sitä tarkoitusta, jota varten ne luotiin – ne tarjoavat kirjanpitäjille nopean keinon lisätä tietoa riveittäin ja sarakkeittain. Tämä monivuotinen konsepti ei ole vuosien varrella paljon muuttunut.
Mutta taulukkolaskentasovelluksia ei luotu yrityksen taloudellisten tietojen analysointiin tai suunnitteluun. Niitä ei myöskään ole tarkoitettu tietojen varastoimiseen. Laskentataulukkojen käyttö näihin tarkoituksiin aiheuttaa ongelmia johtajille ja johtaa resurssien hukkaan.
Esimerkiksi budjetin luomiseksi Excelissä on kerättävä paljon tietoa eri paikoista, syötettävä tiedot uudelleen sekä luotava kymmenien sivujen mittaisia tiedostoja, joissa on jälleen loputon määrä sarakkeita ja rivejä. Tiedostojen siirtyessä käyttäjältä toiselle editoimista ja päivittämistä varten syntyy jatkuvasti uusia versioita, mikä tekee tiedon varastoinnin ohella myös versioiden navigoinnista ja tarkistuksesta painajaisen.
Valitettavasti useimmissa yrityksissä laskentataulukko on yhä budjetoinnin ja taloussuunnittelun kulmakivi. Ja koska se tuntuu tutulta, monet valitsevat sen työvälineekseen, oli käyttötarkoitus sitten mikä tahansa.
CPM-ratkaisu säästäisi monen asiantuntijan aikaa valtavasti
Grant ja Thornton -yhtiön raportin mukaan lähes 39 prosenttia talousjohtajista käyttää talouden suunnittelussa ja analysoinnissa sekä sisäisessä raportoinnissa ainoastaan laskentataulukkoja, kun taas 56 prosenttia tukeutuu laskentataulukkoihin ja tarkoituksenmukaiseen suunnitteluohjelmistoon.
Monet yritykset kamppailevat jatkuvasti kasvavan tietovuoren kanssa, joka on varastoitu eri järjestelmiin, kuten yrityksen ERP:iin, kirjanpitojärjestelmään tai CRM- ja markkinoinnin automaatiojärjestelmiin, jotka ovat kaikki erillisiä siiloja. Tietojen kerääminen, uudelleen linkittäminen, seulonta ja analysointi näistä eri järjestelmistä vie äärettömän paljon aikaa luomatta kuitenkaan vaivaan nähden kohtuullista arvoa organisaatiolle. Suurin osa tiedoista kerätään manuaalisesti ja syötetään uudelleen taulukoihin konsolidoitaviksi.
Ventana Researchin benchmark -raportissa (Spreadsheet Use in Today’s Enterprise) varatoimitusjohtaja ja tutkimusjohtaja Robert Kugel kertoo, että työntekijät tuhlaavat keskimäärin jopa 12 tuntia kuukaudessa siihen, että he manuaalisesti päivittävät, tarkistavat, konsolidoivat, muokkaavat ja korjaavat taulukkoja, joita käytetään toistuvasti ja työstetään yhdessä muiden työntekijöiden kanssa.
"Työntekijät tuhlaavat keskimäärin jopa 12 tuntia kuukaudessa siihen, että he manuaalisesti päivittävät, tarkistavat, konsolidoivat, muokkaavat ja korjaavat taulukkoja, joita käytetään toistuvasti."
Kugelin tutkimuksen mukaan talousjohtajat, jotka käyttävät suurimman osan ajastaan taulukoiden parissa, tuhlaavat jopa 18 tuntia kuukaudessa, kun taas palvelutoiminnoissa työskentelevät henkilöt kuluttavat 15 tuntia kuukaudessa pakertamalla taulukoita. Todellisuudessa yritykset luultavasti tuhlaavat vieläkin enemmän aikaa kuin tutkimus paljastaa, Kugel toteaa.
Yrittäessään käyttää laskentataulukkoja ennusteiden, suunnitelmien ja analyysien laatimiseen talousjohtajat törmäävät useisiin ongelmiin, Kugel sanoo. Suurimpia haasteita ovat:
- Aikaa tuhlataan raporttien uudelleen laatimiseen version päivittämistarkoituksessa, mikä nostaa riskiä siitä, että työntekijät käyttävät saman raportin eri versioita.
- Käytetään staattisia taulukoita, mikä estää multidimensionaalisen analyysin, sillä käyttäjät eivät pysty avaamaan ja tarkastelemaan yksittäisiä numeroita selvittääkseen, mistä ne koostuvat.
- Yhteistyö johtajien välillä ei toimi, sillä päättäjien ei ole mahdollista päivittää ja suodattaa muiden heille toimittamia raportteja.
Raportin lisäksi myös omat asiakkaamme ovat panneet merkille taulukkoihin liittyvät rajoitteet talouden suunnittelussa.
Aikaisemmin esimerkiksi IT-yritys Valamis käytti jopa useita päiviä laatiakseen talouslaskelmansa Excelillä. Yhtiö siirtyi kuitenkin käyttämään Jedox-ohjelmistoa, ja nykyisin kuukausittain raportoitavan tuloslaskelmaennusteen tekeminen vie Valamiksen taloushallinnolta enää noin yhden henkilötyöpäivän. Tutustu Valamiksen taloussuunnittelun ratkaisuun lukemalla asiakastarinamme.
