Edellisessä blogissani kirjoitin pilvipalveluiden käyttöönoton suunnittelusta ja siitä miten päästä alkuun. Nyt kun olet ehkä pohtinut miten omassa organisaatiossasi kannattaisi lähteä suunnittelemaan ja johtamaan pilvipalveluiden käyttöä, on hyvä jatkaa pohdintoja käytännön askelista.
Miten uusi pilvipalvelu kannattaa ottaa käyttöön?
Pilvipalveluiden käyttöönotto on joskus kutkuttavan helppoa – luottokorttitiedot sisään ja sitten vain kirjaudutaan palveluun. Onnistunut ja turvallinen uuden palvelun käyttöönotto vaatii kuitenkin
- laaja-alaista tuntemusta oman organisaation tietoturva- ja järjestelmäarkkitehtuurista
- vahvaa ymmärrystä identiteetinhallintasta
- tuntemusta Microsoft Office 365:n ja tyypillisten SaaS-palveluiden tietoturvaominaisuuksista ja toimintalogiikasta.
Tämän vuoksi uusien pilvipalveluiden käyttöönottoa suunniteltaessa käy usein ilmi, että yrityksen IT:stä vastaavan tahon tulee kouluttautua lisää ja hankkia tarvittaessa uusia resursseja tuekseen. Hyvä kumppani, joka tuntee asiakkaan nykyiset toimintatavat, tavoitteet ja ratkaisut on käyttöönottohankkeissa kullan arvoinen. Kumppani voi olla uuden palvelun tai ratkaisun toimittaja tai sitten aivan toinen taho, jonka mielipiteen haluat kuulla ennen käyttöönotosta päättämistä ja itse hankkeen aikana. Helpointa olisi tietysti, jos nämä ovat yksi ja sama toimija.
Miten saamme käyttäjät hyödyntämään jo hankkimiamme pilvipalveluita ja niiden uusia ominaisuuksia?
Oli kyse sitten uudesta CRM:stä, ERP:istä tai vaikkapa Microsoft Teamsistä, keskeinen hyöty investoinnista uuteen palveluun tai ominaisuuteen kotiutuu vasta, kun palvelun käyttöaste nousee riittävän korkealle. Lista mahdollisista syistä, miksi käyttöönotto ei mennytkään niin kuin Strömsössä, on pitkä ja synkkä. Se voi sisältää teknisiä seikkoja, kuten:
- alun perin puutteellinen toteutus (niin, se tärkein juttu ei vielä toimi tai ei olekaan mukana tässä lisenssitasossa)
- heikko datan laatu johtuen vaikkapa virheellisestä oletuksesta, että tietokannassa ei ole duplikaatteja ja, että se on keskeisten attribuuttien osalta ajan tasalla
- liian alhainen käyttäjälisenssien määrä.
Toisin sanoen koko hankittu ratkaisu ei alkujaankaan voi toimia halutusti ilman lisätyötä ja -investointeja.
Toinen, usein ratkaiseva virhe, on puutteellinen investointi koulutukseen, dokumentointiin ja käytön kannustimiin. Joskus myyjät on saatu ottamaan CRM käyttöön ”jos kauppa ei ole CRM:ssä, sitä ei ole olemassa” -metodilla. Vaikka tämä metodi saattaa myynnin insentivoinnin kautta (vain CRM:ssä olevat kaupat vaikuttavat bonukseen) motivoida myyjät käyttämään CRM:ää, se ei kuitenkaan muuta sitä seikkaa, että esim.
CRM:n datan laatuun ja hyötyjen realisoitumiseen vaikuttaa merkittävästi myös muiden toimijoiden, kuten kenttätyötä tekevien, palveluvastaavien ja (jälki)markkinoinnin mukaan saaminen. Pakottamisen sijaan kannattaa harkita panostamista koulutukseen, coachaukseen ja esimerkin voimaan. Se, että johto puhuu uusista sovelluksista kannustavasti ja korostaa datan laadun merkitystä yrityksen toiminnassa vie jo yllättävän pitkälle.
Yrityksen sisäisten, organisaatiorajat ylittävien käyttäjäyhteisöjen luominen on toinen tunnetusti toimiva keino. Molemmat keinot toki vaativat toimiakseen, että ratkaisu on käyttöön otettaessa edes sen verran valmis, että se ajaa asiansa (ts. tekniset jalkauttamista estävät seikat on ratkaistu). Uuden pilvipalvelun jalkautukseen käytetty aika ja investointi ovat poikkeuksetta näkemissäni yrityksissä olleet liian alhaiset suhteessa sen hankintahintaan ja siltä odotettuun liiketoimintahyötyyn.
Miten hyödynnän hankkimiani erilaisia pilvipalveluita yhdessä (esim. integraatiot)?
Moni tapaamani organisaatio hyödyntää jo muutamaa keskeistä pilvipalvelua, kuten Microsoft Office 365:ä, Salesforcea tai Microsoft Dynamics 365:ä. Kun sitten vaikkapa CRM-järjestelmään halutaan lisää potkua integroimalla se kolmannen osapuolen pilvipalveluihin, kuten asiakastietokantoihin (esim. Vainu, Fonecta) tai markkinoinnin automaatiotyökaluihin (HubSpot, Marketo, Eloqua), nousee esiin (toivottavasti!) tukku lisäkysymyksiä:- Mitä tietoa palveluiden välillä liikkuu ja onko se yhteismitallista?
- Liikkuuko palveluiden välillä henkilötietoja?
- Missä tietoja säilytetään (datan maantieteellinen sijainti, eli geolokaatio)?
- Noudattavatko palvelut GDPR:n tai EU-US Privacy Shieldin mukaisia vaatimuksia tietojen turvallisesta käsittelystä?
- Mikä oman yrityksen vs. palvelun tarjoajan tai kolmannen osapuolen rooli on tietojen käsittelyssä ja millainen sopimus heidän kanssaan tulisi tehdä (esim. Data Processing Agreement DPA)?
Näitä kysymyksiä ennakoiden olisi arvokasta sopia säännöt sille – vaikkapa osana pilvipalveluiden hallinnointimallia – mitä kaikkea tulee huomioida siirrettäessä tietoa kertaluontoisesti (migraatiot) tai jatkuvasti (integraatiot) kahden palvelun välillä.
Säännöissä on syytä arvioida tietojen siirtoa niin tietoturvan, teknisen yhteensopivuuden, kuin prosessi- ja data-arkkitehtuurin ja säädöstenmukaisuuden (GDPR) kannalta. Viimeistään tässä vaiheessa käy ilmi, miksi myös edellisessä blogissani käsittelemäni hallintomalli ja ymmärrys organisaation pilvipalveluarkkitehtuurista ovat keskeisiä onnistuneet pilvipalveluiden käytön ja kehittämisen kannalta. Ilman näitä on vaikea ymmärtää, mitä päätöksiä tarvitaan ennen palveluiden yhteiskäyttöä, ja kenen organisaatiossa niihin tulisi osallistua.
Pk-yritykset odottavat pilvikonsultoinnilta konkretiaa, eivät käsienheiluttelua
Olen saanut lukuisien asiakkaiden kanssa keskusteluani sen mielikuvan, että moni suomalainen pieni ja keskisuuri yritys tiedostaa hyvin pilvipalveluiden käyttöön ja kehittämiseen liittyvät haasteet. Näihin ei kuitenkaan oikein ehditä pureutua – päivittäinen kiire ja liiketoimintaympäristön paineet saavat yritykset keskittämään huomionsa kiireisimpien hankkeiden toteuttamiseen. Omassa osaamisessakin voi olla aukkoja tai ainakin niin pelätään – sekin voi olla syy, miksi asiaa ei oikein kehdata nostaa tapetille. Lisäksi peikkona niin IT- kuin liiketoimintajohdon mielessä vaanii pelko pilvikonsultointiin mielletystä yliteoreettisuudesta sekä hukkaan heitetystä ajasta ja rahasta.
Toivon, että edellä mainitut kysymykset ja vastaukset auttoivat sinua konkreettisesti pohdinnassasi oman organisaatiosi pilvipalveluiden käytön kehittämisessä ja tehostamisessa. Kenties sait ajatuksia siitä, mitä haluaisit tehdä seuraavaksi. Jos haluat sparrausta, kuuntelen mielelläni näkemyksesi oman organisaatiosi tilanteesta, ja autan sinua suunnittelemaan seuraavia askeleitasi pilvipalveluiden käytössä.
Meillä Innofactorilla on laaja kokemus asiakkaiden tukemisesta kaikilla kolmella Microsoft-pilvipalvelualustalla (Microsoft Azure, Office 365 ja Dynamics 365). Olemme siitä erilainen kumppani, että voimme aidosti luvata palvelua ”yhden luukun periaatteella”, jos asiakas niin toivoo. Jos haluat kuulla lisää, varaa alta maksuton 30-60 minuutin arviointi kanssani.
Voit myös tutustua ilmaiseen Cloud Journey -oppaaseen. Siinä kerromme Innofactorin asiantuntijoiden kehittämästä toimintamallista, joka auttaa organisaatioitasi suunnittelemaan, käyttämään ja kehittämään pilvipalveluita onnistuneesti. Älä ylläty, jos huomaat Cloud Journey -toimintamallin auttavan juuri yllä mainittujen kaltaisten kysymysten ratkaisuun.
