Raporttien käyttödatan seuranta tuo tehoa Power BI -hallinnointiin

Moni organisaatio on jo ehtinyt siirtyä tiedolla johtamiseen, sillä sen avulla on mahdollista esimerkiksi löytää uusia kilpailuetuja tai parantaa myyntiä.

Käytännön tasolla tiedolla johtaminen perustuu siihen, että liiketoiminta- ja muita raportteja hyödynnetään osana organisaation päätöksentekoa. Pitkällä aikavälillä tämä tosin kasvattaa niin raportointitarpeita kuin itse raporttien määrääkin, minkä johdosta raportoinnin hallinta käy usein erittäin haastavaksi. Siitä huolimatta jokaisen organisaation pitäisi osata vastata ainakin seuraaviin raportointiin liittyviin kysymyksiin:

• Saadaanko raportteja hyödynnettyä parhaalla mahdollisella tavalla?
• Kuinka paljon raportteja käytetään?
• Käyttävätkö tietyt käyttäjäryhmät niille määriteltyjä raportteja?
• Miten varmistan, että organisaationi asiantuntijat ovat ottaneet Power BI:n käyttöönsä?

Innofactor on luonut Power BI -raporttien käytön seurantaa varten uuden Power BI Activity Report (PAR) -työkalun, sillä Microsoftin omassa tarjoomassa ei ole saatavilla ratkaisua, jonka avulla vastata näihin tai muihin raportointia koskeviin avainkysymyksiin. Tässä kirjoituksessa esittelen PAR-työkalumme tärkeimmät hyödyt sekä seitsemän konkreettista Power BI -raportointiin liittyvää haastetta, jotka työkalun avulla voidaan ratkaista.


Power BI Activity Report -ratkaisu kerää Power BI -ohjelmiston käyttödataa yhdelle raportille. Datan avulla organisaatio voi tehostaa toimintaansa ja helpottaa asiantuntijoidensa työtaakkaa.

Miten Power BI Activity Report toimii ja mitä hyötyä siitä on?

PAR-työkalu kerää käyttödataa organisaation kaikista Office 365 -tenantissa olevista Power BI -raporteista ja tiivistää datan yhteen raporttiin, josta sitä voi tarkastella helposti. PAR-ratkaisu myös historioi keräämänsä datan, mikä mahdollistaa käyttäjädatan analysoimisen myös pidemmältä ajanjaksolta.

PAR-työkalun avulla voit visualisoida organisaatiosi raportinkäyttöön liittyvää dataa muun muassa seuraavista näkökulmista:

• Raporttien käyttö koko organisaation tasolla ja liiketoimintayksiköittäin eriteltynä.
• Tenantin tila: raporttien, datasettien, käyttäjien ja käytön määrä.
• Käytetyimmät raportit ja niihin tehdyt toiminnot ylätasolla.
• Käyttämättömät raportit: työkalu erittelee vähälle käytölle tai täysin käyttämättömiksi jääneet raportit ja kertoo niistä lisätietoa.
• Käyttäjätiedot: aktiivisimmat käyttäjät sekä jokainen tapahtuma käyttäjäkohtaisesti yksilöitynä.
  
  

"Raporttien käyttöä koskevan datan avulla voidaan havaita epäkohtia ja ohjata asiantuntijoita hyödyntämään heidän tarpeisiinsa luotuja raportteja paremmin ja siten lisäämään omaa tuottavuuttaan."

Raporttien käyttöä koskeva data on erittäin arvokasta, koska sen avulla voidaan havaita epäkohtia ja ohjata asiantuntijoita hyödyntämään heidän tarpeisiinsa luotuja raportteja paremmin ja siten lisäämään omaa tuottavuuttaan.

Omien kokemusteni ja havaintojeni perusteella hahmottelin seitsemän konkreettista Power BI -raportointiin liittyvää haastetta, jotka voidaan ratkaista PAR-työkalun ja raporttidatan analyysin avulla:

1. Raportti on julkaistu, mutta kukaan ei hyödynnä sitä. → Määritellään raportille pääkäyttäjäryhmä (esim. myyjät) ja kerrotaan ryhmälle uudesta raportista.
2. Raportin pääkäyttäjät eivät jostain syystä hyödynnä raporttia. → Varmistetaan, että pääkäyttäjät osaavat käyttää raporttia oikein ja tietävät, mitä hyötyjä raportti mahdollistaa.
3. Raporttia käyttää henkilö, jonka ei pitäisi päästä siihen käsiksi. → Varmistetaan, että käyttöoikeudet on annettu oikeille henkilöille.
4. Tenantissa on paljon käyttämättömiä raportteja, jotka vievät kapasiteettia. → Siivotaan tarpeettomat raportit.
5. Käyttäjä on ladannut raportin tiedot omalle koneelleen. → Tarkistetaan henkilöltä itseltään, onko tähän jokin pätevä syy.
6. Liiketoiminta ei hahmota, mitä hyötyä raporteista on. → Raporttien käyttödatan avulla raporteille voidaan laskea sijoitetun pääoman tuotto.
7. Power BI Premium -kapasiteetti on käytössä, mutta kapasiteetin hallitseminen tuottaa päänvaivaa. → Raporttien käyttödatan avulla voidaan seurata kapasiteetin käyttöä ja esimerkiksi jo testiympäristössä ennakoida tulevaa käyttötarvetta.

Organisaatiosta ja toimialasta riippuen raportoinnin käyttödatan tarkastelulla voi lisäksi saavuttaa hyötyjä, joita en ole tässä välttämättä edes keksinyt luetella. PAR-ratkaisun avulla voit tutkia työyhteisösi Power BI:n käyttöä monipuolisesti ja fokusoida IT-resursseja tavalla, joka parantaa organsaatiosi tuottavuutta merkittävästi.

Verkkosivuillamme voit tutustua analytiikkaan liittyvään tarjontaamme ja oppia lisää siitä, kuinka ratkaiset liiketoimintahaasteita ajantasaisen tiedon ja analyysiratkaisujen avulla! Jos haluat keskustella PAR-ratkaisusta tarkemmin, voit myös ottaa suoraan yhteyttä asiantuntijaamme.