<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1525762147722832&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Viisi ammattilaisen vinkkiä alkavaan ERP-projektiin

Tulevaisuudessa häämöttävä ERP-projekti saattaa nostaa monilla tuskanhien pintaan. Onnistunut ERP-projekti on liiketoiminnan kannalta erityisen tärkeää. Sen takia projektikokonaisuus tulisi suunnitella huolella etukäteen, jotta projektin eri palaset pysyvät hyvin hanskassa alusta loppuun.

Olen ollut mukana lukuisissa ERP-projekteissa ja haluankin nyt tämän blogin kautta kertoa ne yleisimmät kompastuskivet, joihin ERP-projektiin ryhtyvä usein törmää.

1. Valitse sopiva projektipäällikkö

Projekti kerää yhteen hyvin monia eri sidosryhmiä. Suunnittelussa on mukana niin yrityksen johto, IT-tiimi, projektipäällikkö sekä jossain määrin myös järjestelmää käyttävän organisaation työntekijät. Sopiva projektipäällikkö on tällaisessa hankkeessa kullanarvoinen. Valitettavan usein projektipäälliköksi nostetaan IT:stä vastaava työntekijä, tai muu henkilö, jolla ei ole välttämättä tarvittavaa substanssiosaamista.

Jos projektiin valitaan sisäinen projektipäällikkö, varmista, että henkilö on tiimistä, joka tulee ”omistamaan” tulevan ERP-järjestelmän. Usein sopiva projektipäällikkö löytyy talousosastolta. Henkilön tulisi myös tulla aidosti kiinnostunut hankkeesta, jotta motivaatio pysyy kohdillaan.

Kokemukseni perusteella voin myös lämpimästi suositella ulkoista projektipäällikköä. Moni saattaa sivuuttaa tämän ajatuksen koska sisäisten työntekijöiden ajatellaan tuntevan organisaatio parhaiten. Ulkoisten projektin vetäjien etu tulee esiin siinä, että he pystyvät ja uskaltavat tehdä muutoksia rohkeammin kuin sisäiset projektipäälliköt, jotka saattavat kohdata paineita muiden kollegoiden toiveiden täyttämisestä järjestelmään liittyen. Ulkoisella projektipäälliköllä ei myöskään ole samoja ajankäytöllisiä haasteita kuin sisäisellä projektipäälliköllä, jolla on oma työtaakka hoidettavanaan projektin lisäksi.

2. Ole läsnä ja lähellä

Toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen mielletään usein teknologiahankkeeksi ja johto lähtee innolla etsimään hohtavan uutta järjestelmää sen sijaan, että ensin rakentaisi ymmärryksen siitä, miten asioita tehdään tällä hetkellä. ERPin hankkiminen on ennen kaikkea muutosprojekti, jossa keskiössä ovat ihmiset ja inhimillisyys. Projektipäällikön täytyy olla aidosti tunnustelemassa ja kuuntelemassa käyttäjien toiveita ja huolia. Muutos arjen tekemiseen saattaa tuntua hyvinkin pelottavalta vanhaan järjestelmään tottuneille pääkäyttäjille. Ennen projektin alkua täytyy saada ymmärrys siitä, miten käyttäjät tällä hetkellä tekevät töitään ja mitä haasteita he nykyisin työssään kohtaavat.

3. Johdon ja projektipäällikön välinen avoimuus

Avoimuus johdon ja projektipäällikön välillä on ERP-projektissa avainasemassa. Kun ERP otetaan käyttöön, isossa kuvassa tietyt asiat monimutkaistuvat mutta keskimäärin arjen työ helpottuu. Johdon tuki tämän asian viestinnässä ja muutoshallinnassa on usein se palanen, joka jää tekemättä. Huolehdi että projektipäällikkö saa siis tarvittavaa tukea ja johdosta nominoidun niin kutsutun ”executive sponsorin” koko matkan varrelle.

4. Löydä organisaation sisäinen sanansaattaja

Projektipäällikön ja johdon lisäksi yksi tärkeimmistä ERP-projektin sidosryhmistä ovat organisaation sisäiset sanansaattajat eli draiverit. Draiverilla tarkoitan henkilöitä, jotka pystyvät myymään ideaa uudesta järjestelmästä organisaation sisällä ja näin tasoittamaan "taustamelua".

Minkälainen sitten on hyvä draiveri? Kerron alla muutaman hyvän tunnusmerkin:

  • Draiverin tulisi olla ollut töissä organisaatiossa jo hetken aikaa, mielellään ERP-käyttäjätiimissä
  • Draiverilla tulisi olla muihin työntekijöihin hyvät suhteet
  • Draiverin tulisi olla kiinnostunut muiden ihmisten tekemisestä
  • Draiverin tulisi varmistaa, että ERP-projektin toteutustiimi saisi tehdä työtään rauhallisissa olosuhteissa
  • Draiverilla tulisi olla projektin lopussa mahdollisuus palkita ihmisiä

5. Varmista tiekartta tulevaan

Toiminnanohjausjärjestelmää ei kannata hankkia ja pistää sitä laatikkoon projektin päätyttyä. Kun aloitat projektin, suunnittele samalla myös tiekartta seuraavan viiden vuoden ajalle. Järjestelmä on kelle tahansa organisaatiolle tärkeä investointi, ja tällöin pitäisi pitää huolen, että tiekartta tulevaan on selkeä alusta asti.

Nykyisissä Microsoftin ”Evergreen-ERP” järjestelmissä on se etu, että järjestelmät päivittyvät muutaman kerran vuodessa automaattisesti eikä raskasta päivitysprojektia tarvita. Tässä iso apu tulee myös hyvältä IT-kumppanilta, jolla on asiantuntijuutta ja ajantasaista ymmärrystä versiopäivitysten sisällöstä.

Olemme Innofactorilla toteuttaneet suositun "Evergreen ERP" -webinaarin, jonka webinaaritallenne on saatavilla sivuillamme. Webinaarissa ERP-asiantuntijamme kertovat lisää
Microsoftin uraauurtavasta konseptista, jonka myötä raskaat ERP-päivitysprojektit eivät ole enää pakollisia, vaan järjestelmää päivitetään jatkuvasti pienillä paketeilla. Kyseinen lähestymistapa tuo paljon konkreettista hyötyä, koska organisaatioiden käytössä on jatkuvasti tuorein alusta kaikkine mahdollisuuksineen. Tämä myös tukee jatkuvaa kehittämistä ja antaa yrityksille tilaisuuden hyötyä uusimmasta Microsoft Dynamics teknologiasta. 

KATSO EVERGREEN ERP -WEBINAARITALLENNE


Kannattaa myös tutustua muihin Innofactorin asiantuntijoiden kirjoittamiin, toiminnanohjausaiheisiin blogeihimme, josta saat kattavasti tietoa ERP-maailmasta. 

Aiheet: Toiminnanohjaus ERP, Microsoft Dynamics 365

2.4.2020


Carita Lindeman

Senior Service Manager

Kirjoittajalla on vuosien kokemus taloushallinnon tehtävistä talouspäällikkönä, konsulttina, projekti- ja palvelupäällikkönä. Taloushallinnon järjestelmien lisäksi hän on toiminut erilaissa rooleissa myös HR- ja CRM-järjestelmien parissa. Tällä hetkellä hän toimii Innofactorilla palvelupäällikkönä ja vastaa Microsoft D365 asiakkuuksista.