För att lyckas fullt ut med implementeringen av nya, mer automatiserade HR-processer eller HR-system krävs ett nära samarbete med IT. Det är det allra flesta på det klara med. Hur samarbetet mellan HR och IT ska ske, vem som ska ansvara för vad och när över tid olika parter bör involveras är dock inte alltid lika självklart. Här får du några nycklar på vägen för att skapa en bättre balans och kontinuitet i samarbetet!
Den digitala utvecklingen inom HR har tagit stora kliv de senaste åren, ofta drivet av krav på effektivisering, större delegering av uppgifter till chefer och medarbetare samt ökat självledarskap ute i organisationen. Fler automatiserade processer, AI och nya digitala gränssnitt är några exempel som gjort det möjligt. I den här utvecklingen har rollerna och förutsättningar för HR och IT förändrats. Det har också öppnat upp fler dörrar för samarbete och ökat kraven på en bredare, mer integrerad dialog för att möta verksamhetens behov på bästa sätt.
Traditionellt sett är det inte ovanligt att det finns ett ”vi och dom”-tänk mellan IT och HR som grundar sig i gamla föreställning, invanda strukturer och roller. Idag när alla är beroende av IT-system och verktyg för att kunna kommunicera och utföra sitt arbete, behöver HR och IT bli bättre på att se helheten. Chefer och medarbetare har vant sig vid en hög flexibilitet och tillgänglighet. De förväntar sig att verksamhetens IT-miljö ska kunna samverka på olika sätt och samtidigt hålla en hög säkerhetsnivå vid åtkomst av data, kommunikation och informationsöverföring. En bredd av systemplattformar, applikationer och molntjänster används idag tvärfunktionellt för att möta behoven. Det gäller inte minst som stöd för de HR-relaterad processerna och hanteringen av personaldata.
Ett bra utgångsläge för ett närmare samarbete mellan HR och IT är att båda är centralt viktiga stödfunktioner, med flera överlappande intresseområden. Identitetshantering, organisationstillhörigheter, tvärfunktionella processer för bland annat on- och off-boarding är bara några exempel.
Beroende på vilket perspektiv du utgår ifrån kommer bilden att se olika ut. För att kunna skapa verkligt, långsiktigt värde för verksamheten går det inte enbart att utgå från HR, eller IT-avdelningens, enskilda intressen. Genom att först skapa sig en bredare förståelse för målbilden, behoven och hur förväntningarna ser ut på HR i olika delar av verksamheten – innan du exempelvis gör kravspecifikation för ett nytt HR-system – skapas bättre förutsättningar för framgångsrik förändring, förankring och engagemang. HR kan då redan i ett tidigt skede av tankeprocessen fånga upp frågeställningar och möjligheter att väga in. På så sätt undviker du onödiga omvägar eller förseningar senare i projektet. Att på detta sätt börja med att lyssna in verksamhetens utifrånperspektiv på HR, underlättas även arbetet med förankring och medarbetarengagemang.
Digitaliseringen inom HR drivs ofta av en vilja att automatisera manuell hantering och involvera chefer och medarbetare mer i HR-processen. Det kan ibland vara lätt, även för HR, att förföras av olika smarta, digitala lösningar för att automatisera enskilda aktiviteter. Trots att det i ett större perspektiv kan leda till en mer fragmenterad IT-miljö och säkerhetsrisker. Många av de processer som HR ansvarar för påverkar andra delar av verksamheten som exempelvis Ekonomi och IT, med risk för otydligt ägarskap och dubbellagring som följd. Därför är det viktigt att tidigt involvera och skapa förutsättningar för kontinuerlig dialog med IT-avdelningen. De som gör det drar stor nytta av den mer övergripande vy som IT-avdelningen har över vilka system som används till vad, av vem samt hur HR-relaterade data påverkas, lagras, integreras. På så sätt faller fler bitar snabbare på rätt plats i rätt ordning utifrån vad som är bäst för HR-arbetet i just din verksamhet.
När HR krokar arm med IT, som även är insatta i andra avdelningars olika IT-initiativ, får du tillgång till värdefull information för att utveckla HR-arbetet mer långsiktigt. Det gäller oavsett om det handlar om att säkerställa kvaliteten på personaldata med ett nytt HR-system, stärka engagemanget hos chefer och medarbetare, eller bli mer strategisk i digitaliseringsarbetet. För att möta IT på vägen behöver du och dina kollegor på HR vara mer proaktiva, utöka er kunskap samt ta mer tydligt ansvar för HR-avdelningens del i dialogen. Ett delat ägarskap för verksamhetsdata som rör personal och organisationsstruktur skapar otydlighet och det är inte ovanligt att ansvaret skjuts över på IT för hantering av åtkomst och behörigheter. Det här är något många HR-avdelningar behöver bli bättre på, exempelvis genom att ta ett tydligare ägarskap över att säkerställa hantering av personaldata och driva den dialogen med IT och verksamheten.
GDPR är en naturlig dörröppnare mellan IT och HR. Att lyfta säkerhetsaspekten är ofta en bra start på dialogen från IT-avdelningens sida och bidrar till att öka förståelsen för att GDPR bara är en del av hela ”HR-säkerheten”. Med många isolerade öar av IT-lösningar och öppna gränssnitt skapas en mängd säkerhetsrisker som IT behöver kunna hantera. En särskilt sårbar och överlappande del är identitetshanteringen. Genom att lyfta olika frågor ur fler perspektiv blir det lättare att lära känna och förstå varandras världar. Frågeställningar som: ”Har ni på HR tänkt på det här…?”, ”Har ni involverat…?”, samt att tydligt kommunicera olika IT-strategiska ställningstaganden, val av plattform etc och varför, ökar förståelsen i verksamheten. IT-avdelningen har bred kunskap från att kartlägga, mappa, upphandla, implementera och integrera olika systemlösningar. Erfarenheter som HR kan dra stor nytta av för att undvika fallgropar, onödiga stopp och korrigeringar på vägen vid implementering HR-system och andra digitaliseringsprojekt.
Effektiva och säkra digitala verktyg för medarbetare och chefer är en förutsättning för det moderna arbetslivet. Här har HR en viktig roll att i balansen mellan IT och människan! Hur ser samarbetet mellan IT och HR ut i din verksamhet? Dela gärna med dig av dina erfarenheter. På Innofactor tar vi ett helhetsansvar för mötet mellan verksamhet, IT och människan. I vårt HR-team hjälper vi dig att ta HR-arbetet till nästa nivå med mer verksamhetsnära och integrerade processer. Vill du veta mer? Läs mer om vårt erbjudande eller kontakta gärna oss i HR-teamet direkt