Offentlig sektor - Digitalisering i praktiken

Kraven på att digitalisera är höga, såväl i privat som i offentlig sektor. Men det är inte alltid självklart vad som ska digitaliseras, vilken nytta det ger och hur det ska gå till. Här tar vi upp tre fokusområden för digitalisering, specifika utmaningar för offentlig sektor och hur moln-IT ger nya möjligheter för utveckling.  

Digitalisering är ett begrepp som omfamnar mycket. Speciellt för kommuner och myndigheter kan resan kännas lång.  

Utmaningar för offentlig sektor  

Här är några utmaningar med digitalisering för offentlig sektor: 

• IT ska serva en bred flora av olika verksamheter med vitt skilda behov, allt från kulturverksamhet till skolor och stadsplanering.  

• Det är ofta få personer som jobbar med IT i förhållande till installationens storlek. En kommun kan till exempel ha 10.000 anställda, plus elever på kommunens skolor, som alla har konton i Office 365. IT-organisationen servar väldigt många användare.  

• Allokeringen av budgeten är politiskt styrd och budgetens storlek påverkas av skatteunderlag.  

• Kommuner och myndigheter hanterar mycket persondata och känslig information och behöver ha god kontroll över säkerhetsfrågor. Det gäller att förstå olika aspekter av säkerhet och förhålla sig till lagar och regler som GDPR och Cloud Act.  

• Det kan vara svårt att få ihop verksamhet och IT. Det är svårt för verksamheterna att hinna hänga med i den snabba teknikutvecklingen. Det är svårt för IT att driva digitalisering om de inte får gehör och mandat.   

Tre fokusområden för digitalisering  

För att konkretisera begreppet digitalisering och tydliggöra vad det kan innebära i praktiken följer här Linus Malmbergs kategorisering. Linus Malmberg (ägare till affärsutvecklingsbolaget Cordial) delar in digitalisering i följande tre fokusområden:  

1. Digitaliseringens disruptiva kraft är när en verksamhet går från en analog affärslogik till en digital och gör något radikalt annorlunda som ger märkbart större kundvärde. Disruption handlar ofta om förändrade kundbeteenden. Ett exempel är hur Netflix onlinetjänst helt utplånade hyrfilmsmarknaden och ändrade sättet att konsumera film.  
2. Digitaliseringens effektiva kraft handlar om att göra det du redan gör fast bättre, snabbare och effektivare, genom att utnyttja kraften i IT på ett smartare sätt. Ett exempel är att införa affärssystem av olika slag för att frigöra tid och spara pengar. Det finns allt fler smarta verktyg och det blir allt enklare att själv skapa exempelvis appar som effektiviserar arbetet i stort och smått. 
3. Digitaliseringens kommunikativa kraft finns i möjligheten att kommunicera på helt nya sätt än tidigare. Dagens kommunikationsteknik gör det enkelt att kommunicera med personer som är geografiskt utspridda (via chatt, videomöten och konferenssamtal). Den gör det också möjligt att effektivt nå ut med information till många, eller träffsäkert nå specifika målgrupper.  

Medielandskapet har ändrats radikalt. Avsändar- och mottagarrollerna är inte längre hierarkiskt avgränsade utan alla kan numera vara både producent och konsument. Vem som helst kan synas på en mängd plattformar, nå ut på bred front, skapa dialog och få stort genomslag.  

Digitalisering i offentlig sektor  

Ett exempel på innovation (eller disruption) i offentlig sektor är Hälsobyn som fått stor betydelse inom finsk sjukvård. Det är en digital hälsoplattform som tagits fram av Helsinki University Hospital tillsammans med Innofactor Finland. Hälsoplattformen digitaliserar sjukvården, minskar vårdköerna och ökar servicenivån för medborgarna.  

Möjligheterna att nyttja digitaliseringens effektiviserande kraft är relevanta i offentlig sektor eftersom kommunerna påverkas mycket av konjunkturen. När skatteintäkterna minskar måste kommunerna åstadkomma mer med mindre. Då gäller det att sänka kostnaderna och spara tid. Verktyg som minskar administration, främjar samarbete och ökar produktiviteten blir A och O. Effektiviseringen kan innefatta stort och smått. Allt från automatisering (till exempel en chat-bot som svarar på vanliga frågor på kommunens hemsida) till att bygga bort små frustrerande moment med digitala verktyg. Att tillhandahålla smidiga digitala verktyg är också viktigt för att kunna skapa en modern arbetsplats. Som i sin tur är viktigt för att kunna attrahera kompetens. 

Att nyttja digitaliseringens kommunikativa kraft är relevant för offentlig sektor av flera skäl.  

Dels för att effektivt nå ut med information på bred front i samhället. Dels för att förbättra kommunikationen inom kommunens verksamhet och mellan olika intressenter.  

Molnet, en möjliggörare  

Moln-IT är en stor möjliggörare för digitalisering inom alla tre fokusområden. Moln-IT ger individer, företag och organisationer möjligheten att få mer IT för pengarna och att snabbare och enklare kunna använda nya tekniska lösningar. Många kommuner har tagit steget till molnet genom att införa Office 365. Men få känner till de enorma möjligheter som moln-IT ger och vilken stor förändring det innebär för IT-avdelningars sätt att arbeta.   

Här kan du läsa mer om molnet och vad det innebär för offentlig sektor  

Per Östlund