Förmågan att behålla kunder har stor betydelse för försäljningsresultaten. Rutiner för att ta hand om kunderna är därför viktiga men samtidigt svåra att upprätthålla om de ska ske manuellt. I den här artikeln visar vi hur du kan skapa halvautomatiska aktivitetsflöden med hjälp av Microsoft Dynamics 365 och andra Microsoftapplikationer. Flöden som säkrar att kunderna blir väl omhändertagna, minskar belastningen på din säljorganisation och underlättar arbetsledningen för dig som är säljchef.  

Förmågan att behålla kunder gör sig gällande i olika faser i relationen med en kund. I början av relationen kan ”onboarding” vara viktig. När en kund riskerar att lämna är det bra att ha rutiner för att rädda affären. Vid interna förändringar, till exempel ett byte av säljare, är det en fördel att ha rutiner för överlämning. 

En utmaning är dock att säljare och andra medarbetare ofta behöver göra dessa rutiner personligen och manuellt. Det är svårt att ha överblick över allt som borde ske och rutinerna görs på olika sätt. Det finns dessutom en stor risk att saker ramlar mellan stolarna. 

Automatisering säkrar att rutinerna sker – och underlättar din arbetsledning 

För organisationer som använder Microsofts applikationer finns smarta lösningar på dessa utmaningar. Genom att automatisera processen kan du nämligen styra medarbetarna mot rätt beteenden och säkra att rutinerna sker. Du underlättar dessutom din arbetsledning och uppföljning. 

Genom automatisering kan du nämligen få olika aktiviteter att pushas ut till de ansvariga personerna. Det kan till exempel vara en påminnelse att ringa någon, att boka ett möte eller göra en uppgift. Påminnelsen dyker upp i Dynamics 365 för rätt person i rätt tid. I Microsoft Teams har du sedan en översikt med alla aktiviteter, nedbrutet per kategori eller person och status för vad som är klart. 

Det här behöver du 

Automatiseringen åstadkommer du med hjälp av: 

• Funktionen Playbook som finns i säljmodulen i Microsoft Dynamics 365. Det är en ”container” för olika aktiviteter där aktiviteterna kan skapas utifrån relativa datum. Till exempel att något ska ske innan ett visst datum eller 12 timmar efter att något annat skett. Du kan sätta upp Playbooks för olika scenarios med ett antal förutbestämda aktiviteter i varje. 
• Med Power Apps och Power Automate kan du sedan skapa automatiska ”workflows” där serier av aktiviteter startar utifrån en eller flera triggers. 
  
  

Så här fungerar det 

Den här videon visar exempel på hur aktiviteter kan genereras automatiskt, i samband med en ny affär och för att minska risken för avhopp.  

Carl visar hur en Playbook kan aktiveras för att generera en serie aktiviteter utifrån en förutbestämd mall. 

Skapa en serie av aktiviteter som behåller kunden 

Automatisering av aktivitetspåminnelser i ett flöde kan du använda i många olika sammanhang. Till exempel för att hantera: 

• Onboarding av nya kunder – skapa en serie av aktiviteter som välkomnar nya kunder och sätter upp strukturer för att driva kundprojektet effektivt.  
• Rädda en kund – skapa en serie av aktiviteter som triggas av en händelse, till exempel att kunden byter huvudkontaktperson eller ger ett lågt omdöme i en kundundersökning.
• Interna förändringar –skapa en serie av aktiviteter som triggas av en intern händelse, till exempel ett byte av säljare, och säkra en bra överlämning. 

Teknik som ger effektivitetsvinster och resultat 

Den digitala utvecklingen ger många nya möjligheter att förbättra säljprocessen. Att sätta upp flöden som genererar aktiviteter automatiskt är bara ett exempel på hur du kan använda teknik för att effektivisera, förbättra kundupplevelsen och sälja mer. 

Vi på Innofactor arbetar med Microsofts hela svit av applikationer. Där hittar du Microsoft Dynamics 365 med stöd för säljarbetet samt moduler som ger tvärfunktionella synergier mellan sälj, marknad, leverans och kundservice. 

Kraften i Microsoft Dynamics 365 förstärks också genom att alla Microsofts applikationer hänger ihop. Ett exempel är att använda Dynamics 365 tillsammans med Power Automate eller Power Apps. Ett annat är att samverka kring ”opportunities” genererade i Dynamics 365 från en yta i Microsoft Teams. 

Här kan du läsa mer om Microsoft Dynamics: När är Microsoft Dynamics 365 rätt?  

Här kan du läsa mer om möjligheterna med Power Apps och Power Automate: Vad är low code?