Tekoäly organisaatioiden arjessa: Missä mennään?

ChatGPT:n läpimurrosta on jo pitkälti toista vuotta, joten valtaosa organisaatioista on jo ehtinyt jalkauttaa tekoälyn osaksi liiketoimintaansa. Vai onko sittenkään?

Media jaksaa väsymättä kertoa AI-teknologioiden tuomista kustannussäästöistä, tuottavuuden parantumisesta ja muista hyödyistä. Uutisointi maalaa kuvaa siitä, että kyydissä pysyminen vaatii syvälle juurtunutta tekoälykulttuuria – tässä ja nyt.

Todellisuus on kuitenkin jotain muuta.

Olen keskustellut tekoälyn käyttöönotosta kymmenien organisaatioiden kanssa, ja johtopäätös on selvä: AI:n rooli työelämässä on vielä melko varhaisessa vaiheessa.

Keskusteluissa nousee esiin kolme selkeää aihepiiriä, jotka esittelen seuraavaksi. Lisäksi annan kahdeksan käytännön vinkkiä, joiden avulla AI-aikaan siirtyminen käy helpommin.

"Kaikesta AI-hypesta huolimatta valtaosa organisaatioista miettii vielä perustavanlaatuisia kysymyksiä."

1. Organisaatiot keskittyvät toistaiseksi vielä perustavanlaatuisiin kysymyksiin

Kaikesta AI-hypesta huolimatta valtaosa organisaatioista miettii vielä perustavanlaatuisia kysymyksiä, kuten:

• Miten tekoäly vaikuttaa liiketoimintaamme?
• Kuinka voimme edistää liiketoiminnallisia tavoitteitamme tekoälyn avulla?
• Mitkä ovat pelisäännöt julkisten ja organisaation sisäisten AI-työkalujen käytön suhteen?

Organisaatiot ovat ajattelussaan oikeilla jäljillä. Suurten linjojen täytyy olla kunnossa ennen kuin voidaan miettiä yksittäisen teknologian käyttöönottoa.

Tekoälyä ei suinkaan tule tarkastella pelkästään teknologisesta näkökulmasta tai muusta toiminnasta erillisenä saarekkeena, vaan se tulee sulauttaa osaksi työntekijöiden osaamista, liiketoimintaprosesseja ja sitä kautta koko yrityskulttuuria.

2. Sisäisen datan hallinnointi on tärkeä osa turvallista käyttöä

AI-ratkaisuiden tietoturvallisuuden varmistaminen ei rajoitu pelkästään ulkoisten työvälineiden suojaamiseen, vaan organisaatioiden on kiinnitettävä huomiota myös sisäiseen käyttöön.

Microsoft 365 -ympäristöissä yksittäisellä käyttäjällä on usein pääsy huomattavan suureen määrään dataa erilaisten avoimien tiimien, SharePoint-työtilojen ja organisaationlaajuisten jakolinkkien kautta. Tarpeettoman laajaa jakamista voi kuitenkin ehkäistä käyttöympäristön segmentoinnilla, käyttöoikeuksien rajoittamisella ja tehokkaalla valvonnalla. Copilot for Microsoft 365:n tapauksessa myös Purview-ratkaisu tarjoaa ylläpitäjille tehokkaan työkalun sisäiseen hallinnointiin.

3. Onnistuneeseen jalkauttamiseen tarvitaan selkeä suunnitelma, johon koko organisaatio on sitoutunut

Tekoäly vaikuttaa organisaatioiden toimintaan kokonaisvaltaisesti ja voi jopa muuttaa niiden toimintatapoja. Teknologian kokonaisvaltaisen jalkauttamisen kannalta oma erityishaasteensa ovat generatiivista kielimallia hyödyntävät ratkaisut, joita työntekijät käyttävät moniin eri tarkoituksiin oman työroolinsa perusteella.

Hyvästä esimerkistä käy Copilot, joka näyttäytyy yhdelle työntekijälle ennen kaikkea sisällöntuotannon apurina siinä missä toiselle kokousruuhkan selvittäjänä. Työkalu on sama, mutta käyttötarkoitukset poikkeavat merkittävästi. Tämä on omiaan aiheuttamaan haasteita tuotteen käyttöönotolle työntekijätasolla.

Tekoälyä voi hyödyntää monin eri tavoin, joten uuden teknologian jalkauttaminen koko työyhteisöön vaatii selkeää suunnitelmaa ja sitoutumista kaikilta organisaation tasoilta. Onnistuneeseen jalkauttamiseen tarvitaan tehokasta muutosjohtamista, henkilöstön tiedottamista ja kouluttamista sekä edistymisen tarkkaa seurantaa.

Tekoälyä voi hyödyntää moneen eri käyttötarkoitukseen – esimerkiksi kuvien luomiseen.

8 vinkkiä AI-aikaan valmistautuvalle organisaatiolle

Tekoälyn käyttöönotto on monivaiheinen prosessi, johon tulee valmistautua huolellisesti. Seuraavien vinkkien avulla siirtyminen AI-aikaan käy sujuvammin:

1. Arvioi nykytilanne. Selvitä organisaatiosi AI-valmius kartoittamalla teknologinen infrastruktuuri, datan laatu ja määrä sekä henkilöstön osaamistaso.
2. Määritä selkeät ja mitattavat tavoitteet siitä, mitä organisaatiosi haluaa tekoälyllä saavuttaa. Tavoitteiden tulisi olla linjassa organisaation yleisen strategian kanssa.
3. Laadi kattava suunnitelma siitä, miten AI integroidaan organisaation prosesseihin. Suunnitelman tulisi sisältää teknologiset ratkaisut, prosessien uudelleenjärjestelyt ja mahdolliset koulutustarpeet.
4. Investoi infrastruktuuriin. Varmista, että organisaatiollasi on AI-ratkaisuja tukeva teknologinen infrastruktuuri. Sopivan infrastruktuurin voi rakentaa esimerkiksi Microsoft 365- ja Azure-ratkaisuiden ympärille.
5. Kouluta ja kehitä henkilöstöä. Tekoälyä ei voi hyödyntää ilman riittävää teknistä osaamista sekä ymmärrystä siitä, miten AI voi tukea liiketoimintaa.
6. Pilotoi ja testaa. Aloita pienillä pilottiprojekteilla, jotka mahdollistavat erilaisten ratkaisujen testaamisen ja kehittämisen ennen laajempaa käyttöönottoa.
7. Hallitse muutosta. Muutosjohtaminen on ratkaiseva osa AI:n käyttöönottoa. Varmista, että kaikki sidosryhmät ovat mukana ja sitoutuneita muutokseen. Tekoäly kehittyy jatkuvasti, joten muutosjohtamisen tulee olla kokonaisvaltaista – ei pelkästään projekti- tai käyttöönottokohtaista.
8. Seuraa ja arvioi AI-ratkaisujen vaikutuksia ja tee tarvittavia säätöjä. Mittaa tuloksia ja kehitä organisaatiosi prosessia havaintojen perusteella.

Tekoälyn täysimääräiseksi hyödyntämiseksi organisaatioiden on hyvä seurata alan kehitystä ja soveltaa parhaita käytäntöjä omaan toimintaansa. Innofactor järjestää säännöllisesti tekoälyyn ja muihin digitaalisiin teknologioihin liittyviä webinaareja, joita voi katsoa myös jälkikäteen.

Vastikään pidetyssä Get Ready for AI! -webinaarissa käymme kollegani Rami Tammisen kanssa läpi AI:n vaikutuksia liiketoimintaan sekä esittelemme muun muassa Copilot for Microsoft 365 -ratkaisua demojen kera. Lue lisää ja katso webinaaritallenne!