Onnistuneen ERP-projektin taustalla on halu saavuttaa aito liiketoiminnan transformaatio. Tämä sisältää myös vaatimuksia. Palkinnoksi on luvassa läpinäkyvyyttä, edellytykset johtaa liiketoimintaa tiedolla ja organisaatio, jolla on valmius tarttua huomisen haasteisiin. Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Managementin suurimpia vahvuuksia ovat yhtenäisen alustan mahdollistama läpinäkyvyys, reaaliaikainen raportointi ja jatkuvasti kehittyvät ennusteet.
Nämä muutoksen tuomat edut voidaan kuitenkin saavuttaa vain, jos organisaatio ja sen johto on halukas muuttumaan itse. On haluttava olla organisaatio ja johtaja, jonka katse on horisontissa edellisen vuoden kirjanpidon sijaan.
Ensimmäisessä vaiheessa se tarkoittaa liiketoiminta- ja talousjohdolle sitä, että otetaan ERP-hankkeessa aktiivinen rooli. Kyse on ensisijaisesti liiketoiminnan kehittämisprojektista, mutta siihen liittyy huomattavan paljon teknologiaa.
Siksi on syytä avata hieman reaaliaikaisen raportoinnin anatomiaa.
Miten reaaliaikainen raportointi syntyy?
Raportointi voi olla vain yhtä laadukasta kuin siinä käytettävä data. Reaaliaikainen raportointi vaatii, että data on yhtenäistä, saatavilla ja luotettavaa.
Yhtenäisyys tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että esimerkiksi eri liiketoimintayksiköistä saadaan keskenään vertailukelpoista dataa. Tällöin myös näiden liiketoimintaprosessien on oltava mahdollisimman yhtenäiset.
Datan on oltava aina saatavilla. Se ei voi silloin sijaita paikoissa, johon raportoinnin työkalut eivät yhdisty suoraan. Järjestelmäkokonaisuutta on siis syytä yksinkertaistaa. Tässäkin luonnollisesti vaaditaan yhtenäistämistä ja yksinkertaistamista myös eri yksiköiden liiketoimintaprosessien osalta.
Datan luotettavuus on iso kysymys:
Onko liiketoimintajärjestelmässä sijaitseva data raportointikelpoista vai ”viimeistelläänkö” luvut erillisessä tietovarastossa?Nykyiset liiketoimintajärjestelmät ja erilliset on-premises-tietovarastot hidastavat raportointia
Suoraan liiketoimintajärjestelmästä saatu data ei usein ole raportointikelpoista, sillä vanhan järjestelmän laskentatehot eivät aina riitä esimerkiksi vyörytyksiin. Lisäksi konsernitason raportoinnista puhuttaessa, tarvitaan yhdistelyä myös eri liiketoimintayksiköiden datan välillä.
Raportointikelpoinen data syntyy tällöin tietovarastossa monimutkaisten ETL-prosessien tuloksena. Tämä data on luotettavaa, mutta kaukana reaaliaikaisesta. Usein raportointivalmis data syntyy yön aikana, mutta pahimmillaan sitä joudutaan odottamaan jopa kuukausi.
Lisäksi tietovaraston heikkous on se, että siellä syntyvän raportoinnin muuttaminen on jäykkää. Jos raportoinnin piiriin halutaan lisätä esimerkiksi uusi liiketoimintayksikkö, voi edessä olla kuukausien projekti.
Monissa yrityksissä nyky-ympäristön yksi huomattavimmista haasteista piilee järjestelmäinfrastruktuurissa. Tämä kyetään ratkaisemaan siirtymällä pilveen. Pilviratkaisussa päästään tarvittaessa minuuttien päivityssykliin.
Onko organisaatiosi valmis pilveen?
Suurissa organisaatioissa reaaliaikaisen raportoinnin esteenä on monta teknistä haastetta. Osa näistä liittyy käytössä olevan teknologian suorituskykyyn, mutta pelkkä teknologiauudistus ei haasteita ratkaise.
Kuten aiemmassa blogissamme totesimme: ”Prosessit palvelevat liiketoimintaa, teknologia palvelee prosesseja”.
Jotta teknologia voisi palvella liiketoimintaa, on prosessit ensin laitettava kuntoon. Kun yrityksen kaikki liiketoimintayksiköt noudattavat yhtenäisiä prosesseja, on raportointia palvelevan järjestelmäinfrastruktuurin muodostaminen pilveen tekemistä vaille valmis.
Dynamics 365 Finance & SCM tarjoaa yhtenäisen liiketoiminta-alustan, jonka suorituskyky ei lopu kesken
Pilvi-ERP-siirtymä on liiketoiminnan transformaation tekninen mahdollistaja. Jos organisaatio haluaa modernisoida itsensä ja kyetä uusiutumaan ketterästi myös tulevaisuudessa, on vaihto pilvipohjaiseen ERP:iin lähes ehdoton vaatimus.
Siksi pilvi-ERP:iä ei oikeastaan tule edes ajatella samalla tavalla kuin eilispäivän järjestelmiä.
Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management on pikemminkin suorituskykyinen ja joustava liiketoiminta-alusta.
- Pilvessä kaikki raportoitava data on mahdollista sijoittaa samalle alustalle ja näin varmistaa sen saatavuus.
- Pilvessä ERP:n suorituskyky ei lopu kesken ja vyörytykset voidaan toteuttaa suoraan siellä, eikä siihen tarvita erillistä tietovarastoa.
- Tietovaraston tarve ei missään tapauksessa poistu pilvisiirtymän kautta. Pilvessä dataputken ja ETL/ELT-prosessien ajaminen tapahtuu kuitenkin lähes reaaliajassa huomattavasti paikallista ympäristöä kustannustehokkaammin. Pilvipohjaisessa, modernissa tietovarastossa myös ERP:in ulkopuolisten esim. Big Data -tyyppisten tietolähteiden yhdistäminen onnistuu helposti.
Joustavuutta on se, että siirtymä pilveen voidaan ja kannattaakin tehdä vaiheittain. Mikäli myöhemmin halutaan ottaa mukaan esimerkiksi CRM-ratkaisu, voidaan laskutusraportteja rikastaa helposti myyntidatalla.
Yhtenäiseen liiketoiminta-alustaan siirtyneellä organisaatiolla on valmius myös tulevaisuuden raportointitarpeisiin ja -mahdollisuuksiin.
Valmistaudu tulevaisuuteen
Mitä suuremmasta organisaatiosta ja legacysta on kyse, sitä suurempi työ transformaatioon liittyy. Kyse on kuitenkin mahdollisesti viimeisestä suuresta liiketoiminnan transformaatiosta, jonka organisaationne tekee. Sen jälkeen kehitys on jatkuvaa.
Ensimmäinen tavoite raportoinnin osalta voisi olla se, että kaikki liiketoiminnan kannalta relevantti tieto kyetään raportoimaan reaaliajassa. Visiointia ei kuitenkaan kannata lopettaa tähän. Jatkuvasti tarkentuvat ennusteet ovat tulevaisuuden suunta. AI:n ja koneoppimisen käyttäminen osana modernia dataputkea mahdollistaa todella paljon ennustamisen osalta jo tänään.
Voi olla hyvinkin mahdollista, että jo seuraavan viiden vuoden sisällä ennusteita luodaan vertailemalla yrityksen liiketoimintadataa globaaliin toimialakohtaiseen markkinatietoon. Ehkäpä tekoäly kertoo liiketoimintapäättäjälle pian, mitä päätöksiä tämän tulisi tänään tehdä ja laskee vielä valmiit skenaariot eri valinnoille.
Tällaiset villit ennustukset voivat tuntua kaukaisilta, mutta ne saattavat olla lähempänä kuin luulet. Siksi toimiin tulevaisuuden varalle kannattaa ryhtyä nyt.
Katso KPMG:n ja Innofactorin yhteiswebinaari ERP-pilvisiirtymästä
Jarkko Lindroos, Vice President,
Customer Relations, Innofactor
Jarkko on saanut olla mukana useiden isojen asiakasorganisaatioiden transformaatiohankkeissa, ja samalla auttanut heitä luomaan uusia, mielenkiintoisia ekosysteemejä ja arvoverkostoja eri toimijoiden välillä. Hänen asiakaslähtöinen ajattelumallinsa myötävaikuttaa uusien innovatiivisten liiketoimintamahdollisuuksien ja kumppanuuksien kehittämiseen asiakkaiden liiketoiminnassa. Jarkon mielestä tehokas ja mielekäs toimintaympäristö koostuu organisaation työntekijöiden rohkeudesta, avoimuudesta sekä vahvasta keskinäisestä luottamuksesta. Vain yhdessä luomme arvoa.
Tomi Nevasoja, Head of Business Technology,
KPMG Oy Ab
Tomilla on useiden vuosien kokemus CxO-tason konsultoinnista. Tomin keskeisiä osaamisalueita ovat strategian ja liiketoimintaprosessien kehittäminen, liiketoimintajärjestelmien suunnittelu, erilaiset transformaatiot sekä ohjelmisto-omaisuuden hallinta.
