Medlemsorganisationer har kommit olika långt vad gäller effektivisering av sin medlemshantering. Vissa brottas med tung och tidskrävande administration av rutinfrågor. Andra har kommit längre och tittar på olika sätt att höja upplevelsen i medlemsresan. Här är två steg som förbättrar din medlemshantering.
På övergripande nivå brottas många medlemsorganisationer med utmaningar som att:
- Skapa ett tillräckligt attraktivt erbjudande som skiljer dem från andra
- Förmedla värdet av medlemskapet
- Skapa engagemang hos befintliga medlemmar för att få dem att stanna
Den tekniska utvecklingen har gjort att det finns stora möjligheter att lyckas med detta på sätt som tidigare inte var möjligt.
Man kan säga att det finns två steg för att nå högre effektivitet i kommunikation och medlemsvård. Hanterar ni fortfarande rutinärenden manuellt så är det där du bör börja.
Administrationen fortsatt tung för många
Vissa medlemsorganisationer har fortfarande en tung apparat vad gäller medlemshanteringen.
Här är några exempel:
- Rutinerna är personberoende
Medlemsansvariga behöver hålla koll på att nya medlemsansökning sker och vilka medlemskap som håller på att löpa ut.
- Kommunikationen sker manuellt
Fakturor, påminnelser och material som till exempel utbildningsintyg måste tas fram manuellt och skickas via post.
- Svårt hålla medlemsregister á jour
Medlemsuppgifter kan vara felaktiga och det är svårt att hålla medlemsregistret uppdaterat. Listor skickas mellan olika delar av organisationen och information som e-postadress och telefonnummer saknas.
Det här leder till dubbelarbete och tidskrävande administration. Det kostar pengar i form av material och porto. Dessutom utgör bristande medlemsuppgifter ett hinder för att kunna kommunicera på mer effektiva sätt.
Det påverkar också intäkterna.
Steg 1 – Automatisera rutinärenden
Första steget mot ökad effektivitet är att “IT-fiera" de grundläggande rutinerna. Med hjälp av systemstöd kan du eliminera ovanstående utmaningar och exempelvis:
- Slippa hålla koll på när medlemskap löper ut eftersom påminnelser skickas automatiskt
- Avisera digitalt istället för med post
- Hålla medlemsregistret uppdaterat genom integration mot andra kontaktregister
- Underlätta medlemsservicen genom att medlemmen själv kan söka efter information och hitta sina ärenden, betalhistorik och liknande
Många medlemsorganisationer har redan ett medlemssystem för att hantera grundläggande ärenden och minska den administrativa bördan.
Steg 2 – Automatisera kommunikationen i delar av medlemsresan
Nästa steg är att adressera frågor som engagemang och att tydliggöra innehållet och värdet av medlemskapet.
I mångt och mycket handlar det om att höra av sig. Ju mer kommunikationen ger nytta för mottagaren och sker i rätt tid desto bättre.
Här är några vanliga exempel:
-
Onboarding: Du automatiserar en serie e-mails som hälsar nya medlemmar välkomna och lyfter fram fördelarna med medlemskapet.
-
Triggerbaserad kommunikation: Du automatiserar ett eller flera mail utifrån att något skett. Till exempel att en person klickat på något i ett mail, deltagit i ett event eller tittat på något på hemsidan
-
Händelsestyrd kommunikation: Du automatiserar ett eller flera mailutskick kopplat till en händelse. Till exempel att en person fyller år eller att de varit medlem längre än en viss tid.
Villaägarnas Riksförbund är ett exempel på en förening som tagit fram en digital välkomstprocess för att få medlemmar att stanna längre. Läs mer här.
Förutsättningar för att kunna automatisera
Det finns några förutsättningar för att kunna effektivisera medlemshanteringen och kommunikationen.
1. Tillgång till e-postadressen
Du behöver ha medlemmarnas e-postadress och/eller telefonnummer. E-postadressen är möjliggöraren för att kunna skicka såväl fakturapåminnelser som mer avancerade triggerbaserade utskick digitalt. I viss mån kan du lösa påminnelser och liknande korta meddelanden via sms.
Om ni saknar e-postadresser idag så kan det vara en utmaning. Då kan ni behöva göra olika typer av kampanjer för att samla in informationen. Att köra medlemsregistret mot adressregister som exempelvis Bisnode är ett annat sätt som bistår med viss sådan data. Ett tredje sätt är att från och med nu göra epost till ett obligatoriskt fält i medlemsregistreringen.
2. IT-system och data
Du måste ha ett eller flera digitala verktyg. Annars går det inte att effektivisera ens den grundläggande medlemshanteringen.
Medlemssystem är ett alternativ – då ligger det mesta i samma system. Den som börjar från noll och inte vill införa ett stort system direkt kan börja med enklare digitala verktyg som adresserar specifika utmaningar. Analysera var era största tidstjuvar finns och råd bot på dem först!
3. Specifika Marketing Automation-system
Den som vill kunna automatisera utskick och kommunikationssekvenser behöver ett digitalt verktyg som kan skicka massmail utifrån olika triggers och regler. Det finns många olika typer och kostnadsnivåer på sådana system som passar olika behov.
Realisera nyttan
Vi på Innofactor har utvecklat ett medlemssystem byggt på Microsoft Dynamics 365. Det används av många stora fackförbund och medlemsorganisationer. I de flesta kundprojekt inför vi också Apsis plattform för digital marknadskommunikation för våra kunders räkning
Om du redan är kund till oss så har du således alla verktyg du behöver. Då brukar utmaningen snarare vara att realisera nyttan vad gäller möjligheterna att kommunicera effektivt med medlemmarna.
Det gäller att förstå mekaniken, vad som ger värde för medlemmarna och hur detta bäst ska kommuniceras.
Engagemangsstrategi och hur den kan realiseras i praktiken är något vi hjälper till med vid sidan av systemimplementering.
En intressant utveckling är att flera kunder nu tar nästa steg på resan mot ökad effektivitet.
Detta genom att automatisera även medlemsvärvningen. Det här är ett område som, enligt vår uppfattning, har stor potential för medlemsorganisationer.
