Pappers hundraåriga resa till molnet
Starten för Svenska Pappersindustriarbetareförbundet dateras så långt bak i tiden som 1920, före TV:n slog igenom och före Sveriges Radio. Sedan dess har Pappers haft så mycket som 50 000 medlemmar vid sin topp på 60-talet. Det är med andra ord inget konstigt att hantera en stor skara medlemmar för det erfarna förbundet. Innofactor fick chansen att intervjua Pappers 2:a Vice Ordförande, P-A Pettersson, i samband med ett nytt projekt mellan Innofactor och Pappers (införandet av CRM Online). Intervjun handlar om medlemmarna och hanteringen av dem. Inledningsvis fick P-A Pettersson svara på frågan "vilken den största utmaningen är".
– Det är teknologin. Vi vet att den gör att jobb försvinner inom industrin. Trots det har vi fortfarande väldigt hög organisationsgrad. 93.8 procent av alla som arbetar i industrin är med i förbundet, det är en siffra vi är nöjda med, säger Pettersson.
Fokus på medlemmarna och att använda tekniken till sin fördel
Eftersom medlemmarna utgör förbundets kärna är det viktigt för Pappers att kunna hantera dem effektivt. Så fort det gick att implementera systemstöd, infördes det. År 1986 började alla förbund inom LO använda Lotus Notes. Något som hanterades av LO's egna databolag(numera nedlagt). Sedan dess har man haft fyra systembyten, där det senaste innebar att lägga allt i molnet. Skönt nog för Pappers har utvecklingen i systemimplementationerna gått framåt.
– En av våra anställda har jobbat här i 30 år och således varit med i alla systembyten vi har haft. Hon har varit med om många utmanande projekt som det ofta innebär när man byter system. Dock tyckte hon att det senaste systembytet var det smidigaste och bästa i jämförelse mot tidigare projekt.
Läs mer om Medlemsorganisationer HÄR!
"Det måste vara bra grejer"
Anledningen till att Pappers bestämde sig för att gå online och inte sköta sina egna servrar med sin data var på grund av löftet om att uppdateringar och buggfixar skulle ske snabbare om allt låg i molnet, samtidigt som avdelningar inte skulle bli lidande om uppkopplingen på huvudkontoret gick ner.
– Det var en tilltalande lösning, med uppdateringar och buggfixar som sköts av Microsoft. När vi bestämde oss för att göra implementationen, så kände vi att det måste vara bra grejer som fungerar där vi drar nytta av den senaste tekniken.
Tydlig verksamhetsnytta ger ökat värde
Andra viktiga värdehemtag är att förbundet kunnat reducera onödiga processer med processautomatisering. Framför allt de ineffektiva administrativa sysslorna. Så att förbundet kan ägna sin tid åt meningsfullare arbete.
– Förr var det mycket telefonsamtal, det har idag minskats. Om man ska prata metaforiskt är det som att gräva diken, för att bli effektivare ska man inte köpa nya spadar, utan köpa en grävmaskin. Det är vad vi har fått ut av att ha smidig hantering av medlemmarna.
Läs mer om hur en annan kund använder standardsystemet för medlemsorganisationer och fackförbund
Tekniksprånget gör medlemsöversikten viktigare än någonsin
Förutom att fler aktiviteter sköts automatiskt har insikten och kunskapen om medlemmarna ökat. Med hjälp av interaktiva diagram, kartor och listor i Power BI kan P-A Pettersson och hans medarbetare få visuell information från alla 55 avdelningar inom förbundet, från Nymölla i söder ända upp till Kalix i norr. Pappers medarbetare kan visuellt analysera sin medlemsdata, ta fram statistik och dela insikterna med rätt personer inom organisationen som därmed kan ge extra bra service till medlemmarna.
Läs mer om Power BI HÄR!
– Vi använder Power BI på två sätt, dels är det rapporter för förbundskontoret som kan se medlemsantal och Reskontra etc. Den andra delen är att avdelningarna sjävla kan analysera data från färidgställda rapporter. Det kan gälla telefonnummer, mejladress, adress, vilka uppdrag deras medlemmar har, betalningsinformation, etc. Men även hur många som är män och kvinnor och vilken ålder som är vanligast representerad. Vi hade den informationen innan, men att kunna få upp informationen på ett snyggt och interaktivt visuellt sätt, gör översikten bättre.
Kurs och Utbildning
En annan central del i Pappers medlemshantering är hanterandet av kurser och utbildningar. Numera behandlas medlemmens ansökan direkt när någon ansöker om att gå en utbildning upsatt av förbundet. Dessutom kan alla avdelningar se vilka medlemmar som deltagit på en på kurs.
– Vi har stängt ner ett långt led av postala utskick där vi först nådde avdelningarna med bekräftelsen, som sedan i sin tur skickade vidare till medlemmen. Nu har vi istället direkt respons till medlemmen när denne anmält sig. Det är mindre budbärande helt enkelt. Avdelningarna ser sedan i Power BIvilka som är på kurs och vilka som deltagit på kurs. På detta sätt hanterar vi möten, kurser och utbildningar i förbundet.
Branschanpassat medlemssystem
Pappers medlemssystem innehåller idag stöd för flera funktionsområden för att kunna hantera sina medlemmar på ett optimalt och effektivt sätt. Innofactors medlemssystem MMS Online är ett branschanpassat medlemssystem för medlemsorganisationer och fackförbund. Systemet innehåller ett antal moduler med fullskaligt stöd för hantering av medlemmar, avtal, uppdrag och kurs/utbildningsadministration (CEM) samt reskontra för avgiftshantering och aviseringar. Utöver MMS Online har Pappers även en Redovisningsportal , Datalager och Power BI.
– Vi kände oss trygga med Innofactor eftersom de kan verksamheten och har ett etablerat samarbete med ett flertal andra fackförbund sedan tidigare. Det är värdefull kunskap och erfarenhet som bidrar till ett bra samarbete där det även finns möjlighet att dela erfarenheter med andra fackförbund och påverka produktutvecklingen.
Jobbet är inte slut
Trots att mycket har uppnåtts så är inte P-A Petterssons idélåda tom. P-A och hans kollegor driver kontinuerligt Pappers framåt och har alltid en vision om hur saker och ting ska utvecklas för en ännu smidigare medlemsupplevelse.
– Jag har många tankar om vad vi skulle kunna göra. Bland annat skulle jag vilja ha in kalenderbokningar automatiskt i till exempel outlook när någon anmält sig till en kurs, avslutar P-A Pettersson.
Är du som läser mer intresserad av att prata med oss om Innofactor MMS – Membership Management System eller Innofactor CEM – Course and Event Management System så är du välkommen att kontakta Jonny.Norr@innofactor.com
