Tavoitteiden asettaminen ja niiden seuraaminen on helppoa – ainakin periaatteessa.
Organisaatioille on tarjolla pitkälle kehittyneitä EPM-ratkaisuja (Enterprise Performance Management) sekä sovelluksia, jotka taipuvat mitä moninaisimpiin tilanteisiin. Budjetoinnin lisäksi näillä järjestelmillä voidaan hallita ja seurata esimerkiksi KPI-mittareita, ennusteita ja resurssisuunnittelua.
Oikeiden, tehokkaiden ja oikeudenmukaisten mittareiden tai tavoitteiden asettaminen onkin sitten kokonaan toinen juttu.
Suorituskyvyn johtamisen välineiden käyttöönotossa on lukuisia sudenkuoppia
Suorituskyvyn johtaminen voi mennä pieleen monin tavoin. Esittelen seuraavaksi muutamia tyypillisiä esimerkkejä.
1. Huonot mittarit
Tulosmittarit pitäisi ideaalitilanteessa rakentaa tietenkin niin, että ne kannustavat yrityksen työntekijöitä ja johtoa tekemään parhaansa koko yrityksen suorituskyvyn parantamiseksi. Väärin asetetut mittarit voivat johtaa täysin vääriin kannustimiin ja osaoptimointiin.
2. Huonot tavoitteet
Tavoitteiden asettaminen ei ole helppoa. Liian helpot tavoitteet eivät kannusta tuloksentekoon. Liian haastavat tavoitteet eivät puolestaan motivoi. Parhaimmillaan tavoitteen saavuttaminen on siis haastavaa mutta mahdollista.
3. Läpinäkyvyyden puuttuminen
Työntekijöiden on voitava uskoa, että heille asetetut tavoitteet rohkaisevat mielekkäisiin saavutuksiin.
Läpinäkyvyys tarkoittaa käytännössä sitä, että työntekijät näkevät nopeasti ja ymmärrettävästi työnsä tulokset. Työntekijöiden on pystyttävä ymmärtämään koko organisaation tulokset ja heidän oman työnsä vaikutus siihen. Lisäksi työntekijöiden tulee ymmärtää, miksi heiltä odotetaan joitain tiettyjä tuloksia.
4. Dialogin puuttuminen
Mikään suorituskyvyn johtamisen järjestelmä ei ole automaatti, joka itsestään synnyttää tuloksia. Suorituskyvyn johtaminen on johtamista sanan kirjaimellisessa merkityksessä. Se tarkoittaa säännöllistä, avointa, reilua ja tehokasta kommunikointia.
5. Seurausten ja johtopäätösten puuttuminen
Suorituskyvyllä ja tuloksilla täytyy olla seurauksia. Ilman seurauksia työntekijät oppivat nopeasti, ettei suoriutumisella ole mitään merkitystä.
Palkitseminen hyvistä tuloksista on tärkeämpää kuin huonoista tuloksista rankaiseminen.
6. Johdon heikko sitoutuminen
Johdon ja etulinjan työntekijöiden tapaamiset ovat erittäin tehokas suorituskyvyn johtamisen väline. Ne ovat viesti työntekijöille, että heitä kunnioitetaan. Tapaamisissa päästään myös nopeasti kehittämään toimintaa sekä ratkomaan haasteita ja käytännön ongelmia.
"Johdon ja etulinjan työntekijöiden tapaamiset ovat erittäin tehokas suorituskyvyn johtamisen väline. Ne ovat viesti työntekijöille, että heitä kunnioitetaan."
Kuinka rakennetaan vahva suorituskyvyn johtamisen ratkaisu?
Hyvin suunnitellulla suorituskyvyn johtamisen ratkaisulla on useita tunnuspiirteitä.
1. Ennakoivia mittareita toteumatietojen sijaan
Organisaatiot käyttävät toteumatietoja suorituskyvyn mittaamiseen, koska toteumatietojen kerääminen on helppoa. Niissä on kuitenkin yksi merkittävä puute: kun toteumatiedot saadaan, on usein jo liian myöhäistä reagoida.
Toki toteumatietojakin tarvitaan, mutta niiden lisäksi pitäisi organisaation seurata myös ennakoivia mittareita. Esimerkiksi toteutuneen myynnin lisäksi myyntiorganisaatiossa voitaisiin seurata tilauskantaa, toteutuneita tilauksia, tarjousten määrää tai myyntikäyntien määrää.
2. Säännöllinen mittareiden läpikäynti
Mittareiden raportointi ei ole johtamista. Suorituskyvyn johtaminen edellyttää aina mittareiden säännöllistä läpikäyntiä ja arviointia.
Esimerkiksi rutiiniomaisille standarditehtäville voidaan soveltaa kolmen kohdan yksinkertaista sääntöä:
- Jokaiselle tehtävälle on yhteisesti sovitut käytännöt tai ohjeet.
- Näiden ohjeiden noudattaminen on kaikkien tiedossa, ja kaikki kykenevät niistä suoriutumaan.
- Käytäntöjen ja ohjeiden noudattamista valvotaan ja mitataan.
3. Jatkuva parantaminen
Standardoitu, vakioitu työ on tärkeää kaikilla organisaation tasoilla, myös ylimmän johdon tehtävissä. Se synnyttää odotuksia läpi organisaation. Odotukset ja niihin liittyvät mittarit ajavat organisaatiota ennustettavaan ja kestävään suorituskykyyn.
Organisaatiossa voidaan esimerkiksi sopia, että johtajat käyttävät tietyn osan ajastaan alaistensa sparraamiseen ja tiimikokouksiin.
Jedox on tehokas työkalu suorituskyvyn johtamiseen
Mittareiden seuranta Excelillä tai ERP-järjestelmillä on työlästä ja haasteellista. Nykyaikaiset BI-työkalut tarjoavat monipuolisia analysointi- ja visualisointiominaisuuksia, joita ei perinteisistä operatiivisista järjestelmistä löydy.
Jedox vastaa suoristuskyvyn johtamisen ja mittaamisen haasteeseen. Ohjelman käyttöliittymä on selkeä ja helppokäyttöinen. Jedox on skaalautuva ja hinnoittelultaan joustava, joten se on helposti laajennattavissa muutaman henkilön organisaation tarpeista myös suuryritysten käyttöön.
Onko organisaatiosi valmis parantamaan suorituskykyään helppokäyttöisen ohjelmistoratkaisun avulla? Lue lisää verkkosivuiltamme ja kysy asiantuntijaltamme demoa tai maksutonta Jedoxin kokeilujaksoa!
Artikkelin lähde:
McKinsey&Company: Performance management: Why keeping score is so important, and so hard.
