Suorituskyvyn johtaminen edellyttää selkeitä tavoitteita ja tavoitteiden toteutumisen määrätietoista seurantaa – unohtamatta tätä tarkoitusta varten suunniteltua teknistä ratkaisua eli EPM-ohjelmistoa.
Moni organisaatio erehtyy luulemaan, että suorituskyvyn johtaminen onnistuu pelkän Excelin tai ERP-järjestelmän voimin, mutta suorituskyvyn johtamisen tarpeet ovat moninaisemmat. Käsillä olevan blogin luettuasi tiedät, mitä suorituskyvyn johtaminen tarkoittaa, minkälaisia työkaluja siihen tarvitaan sekä miten suorituskyvyn johtaminen onnistuu käytännössä.
Mitä on suorituskyvyn johtaminen?
Organisaation suorituskyvyn johtaminen tulee englannin kielen sanoista Enterprise Performance Management (EPM). Se on termi, jota käytetään yleisesti kuvaamaan yhtä yrityksen keskitetyistä johtamistehtävistä. Suomen kielessä puhutaan myös suunnittelusta tai liiketoiminnan suunnittelusta. Englannin kielessä käytetään myös termejä Corporate Performance Management (CPM), Business Performance Management (BPM) ja Financial Planning & Analysis (FP&A). Tosin näistä jälkimmäinen viittaa yleensä talouden suunnitteluun ja ulkoiseen laskentaan, kun taas EPM voi sisältää strategista integroitua suunnittelua ja sisäistä laskentaa.
Vaikka käsitteitä on monia, on suorituskyvyn johtamisen tarkoitus selvä: sen avulla organisaatio pyrkii tunnistamaan suorituskyvyn nykytilan sekä kehittämään ja johtamaan sitä kohti organisaation strategisia tavoitteita.
Suorituskyvyn johtamisessa kuvataan yrityksen johtamiseen tarvittavat menetelmät ja ratkaisut, ja se sisältää seuraavat johtamisprosessit:
- budjetointi, suunnittelu, ennustaminen
- yrityksen arvonmuodostuksen mallintaminen
- tulosten konsolidointi
- suorituskyvyn analysointi.
"Suorituskyvyn johtamisen avulla organisaatio pyrkii tunnistamaan suorituskyvyn nykytilan sekä kehittämään ja johtamaan sitä kohti organisaation strategisia tavoitteita."
ERP-järjestelmä ja Excel eivät riitä suorituskyvyn johtamisen ratkaisuiksi
Suorituskyvyn suunnittelussa, mittaamisessa ja analysoinnissa käytetään yleensä keskeisiä avainmittareita (KPI). Suorituskyvyn mittarit voivat liittyä yrityksen talouteen, kuten sijoitetun pääoman tuottoon tai liikevoittomarginaaliin, mutta ne voivat kuvata myös tuotannon, myynnin tai ostojen suoriutumista.
Joskus suorituskyvyn johtamisen välineeksi ymmärretään organisaation toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmä. Usein se ei kuitenkaan sellaisenaan riitä niihin tarpeisiin, joita suorituskyvyn johtamisen menetelmillä tavoitellaan. Toiminnanohjausjärjestelmä toimii kyllä hyvin tietojen syöttövälineenä, kirjanpidon ratkaisuna, varastonhallinnan työkaluna tai projektihallinnan ja laskutuksen työvälineenä. Sen haasteet tulevat kuitenkin vastaan esimerkiksi budjetoinnissa, rullaavassa ennustamisessa, pitkän tähtäimen suunnittelussa, erilaisten simulointien tai skenaarioiden vertailussa tai tulosten mittaamisessa.
Usein organisaatiot yrittävät selviytyä ERP:n aiheuttamista puutteista suorituskyvyn johtamisessa Excelin avulla. Excel-pohjaisessa suunnittelussa tulevat kuitenkin rajat helposti vastaan. Saksalainen Business Application Research Center osoitti tutkimuksessaan, että peräti 83 prosenttia vastanneista kertoi olevansa tyytymättömiä Excelin käyttöön. Syiksi vastaajat ilmoittivat sellaisia asioita kuin joustamattomuus, datan huono laatu ja liian suuri ajanhukka.
Oikea EPM-sovellus sen sijaan on toista maata. Sen keskeiset hyödyt voidaan kiteyttää kolmeen seikkaan:
- EPM-sovelluksen avulla talous- ja muu suunnittelu sekä raportointi ja konsolidointiprosessit voidaan automatisoida, jolloin turha rutiinityö vähenee ja virheiden määrä pientyy.
- EPM on integroitu suunnitteluratkaisu, jossa hyödynnetään useista eri lähteistä ja osastoilta peräisin olevaa dataa. Sen avulla voidaan siten analysoida ja johtaa organisaatiota kokonaisuutena, jolloin voidaan estää liiketoiminnan siiloutuminen esimerkiksi eri osastoille.
- EPM mahdollistaa erilaiset simuloinnit ja entä jos -tarkastelut.
Miten suorituskyvyn johtaminen onnistuu käytännössä?
Suorituskyvyn johtaminen edellyttää, että organisaatio asettaa tavoitteita ja seuraa niiden toteutumista. Tähän tarvitaan puolestaan sekä organisaation sisäisiä toimenpiteitä että suorituskyvyn johtamista varten rakennettu työkalu – muutoin suorituskyvyn johtaminen menee metsään.
Suorituskyvyn onnistunut johtaminen aukeaa parhaiten käytännön esimerkin avulla. Asiakkaamme, henkilöstöpalveluyhtiö Seure siirtyi taannoin käyttämään Jedox-ohjelmistoa osana yrityksen liiketoiminnan suunnitteluratkaisujen uudistamista. Nykyisin yhtiön tulosennusteet syntyvät Jedoxilla integroidusti myynnin suunnittelun, henkilöstösuunnittelun, muiden kiinteiden kulujen sekä tuotannon suunnittelun kautta. Seuren talous- ja analytiikkajohtaja Teemu Kaipiainen on tyytyväinen uuteen ratkaisuun: sen myötä tiedon luotettavuus on nimittäin parantunut, eikä yhtiön asiantuntijoiden enää tarvitse käyttää aikaansa tietojen siirtelyyn paikasta toiseen.
Lue lisää asiakastarinastamme!
