Dataa on saatavilla enemmän kuin koskaan, mutta silti moni yritys kompastuu suorituskyvyn johtamiseen.
Vastoin yleistä harhaluuloa suorituskyvyn johtaminen ei onnistu pelkän Excelin avulla. Sen sijaan tarvitaan selkeitä tavoitteita, niiden toteutumisen määrätietoista seurantaa sekä suorituskyvyn johtamiseen suunniteltua teknistä ratkaisua eli EPM-ohjelmistoa.
Seuraavaksi kerron, mitä suorituskyvyn johtaminen tarkoittaa ja kuinka siinä voi onnistua.
Mitä on suorituskyvyn johtaminen?
Suorituskyvyn johtamisen yleisiä sudenkuoppia
ERP-järjestelmä ja Excel eivät riitä suorituskyvyn johtamisen ratkaisuiksi
Kuinka rakennetaan vahva suorituskyvyn johtamisen ratkaisu?
Asiakastarina: näin suorituskyvyn johtaminen onnistuu käytännössä
"Suorituskyvyn johtamisen avulla organisaatio pyrkii tunnistamaan suorituskyvyn nykytilan sekä kehittämään ja johtamaan sitä kohti organisaation strategisia tavoitteita."
Mitä on suorituskyvyn johtaminen?
Organisaation suorituskyvyn johtaminen tulee englannin kielen sanoista Enterprise Performance Management (EPM). Se on termi, jota käytetään yleisesti kuvaamaan yhtä yrityksen keskitetyistä johtamistehtävistä.
Suomeksi suorituskyvyn johtamista kutsutaan myös suunnitteluksi tai liiketoiminnan suunnitteluksi. Englanniksi vaihtoehtoisia termejä ovat puolestaan Corporate Performance Management (CPM), Business Performance Management (BPM) ja Financial Planning & Analysis (FP&A). Tosin näistä jälkimmäinen viittaa yleensä talouden suunnitteluun ja ulkoiseen laskentaan, kun taas EPM voi sisältää strategista integroitua suunnittelua ja sisäistä laskentaa.
Termejä on monia, mutta suorituskyvyn johtamisen tarkoitus selvä: sen avulla organisaatio pyrkii tunnistamaan suorituskyvyn nykytilan sekä kehittämään ja johtamaan sitä kohti strategisia tavoitteita.
Suorituskyvyn johtamisessa kuvataan yrityksen johtamiseen tarvittavat menetelmät ja ratkaisut, ja se sisältää seuraavat johtamisprosessit:
- budjetointi, suunnittelu, ennustaminen
- yrityksen arvonmuodostuksen mallintaminen
- tulosten konsolidointi
- suorituskyvyn analysointi.
Suorituskyvyn johtamisen yleisiä sudenkuoppia
Suorituskyvyn johtaminen voi mennä pieleen monin tavoin. Tässä muutamia esimerkkejä:
- Huonot mittarit: Väärin asetetut mittarit voivat johtaa täysin vääriin kannustimiin ja osaoptimointiin. Mittarit on rakennettava siten, ne kannustavat yrityksen työntekijöitä ja johtoa tekemään parhaansa koko yrityksen suorituskyvyn parantamiseksi.
- Huonot tavoitteet: Liian helpot tavoitteet eivät kannusta tuloksentekoon, kun taas liian haastavat tavoitteet syövät motivaatiota. Tavoitteen saavuttamisen pitää olla haastavaa mutta mahdollista.
- Heikko sitoutuminen: Työntekijöiden täytyy voida ymmärtää ja hahmottaa, kuinka heidän oma työnsä vaikuttaa koko organisaation tuloksiin ja miksi heiltä odotetaan tietynlaisia tuloksia. Hyviä tuloksia palkitsemalla – mieluummin kuin huonoista rankaisemalla – on mahdollista osoittaa käytännössä, kuinka yksilön onnistuminen on yhteydessä koko organisaation onnistumiseen.
- Dialogin puuttuminen: Avoin, reilu ja säännöllinen kommunikaatio on suorituskyvyn johtamisen tukipilari, joka auttaa niin yrityksiä kuin yksilöitä parempiin tuloksiin. Johdon ja etulinjan työntekijöiden tapaamiset ovat erittäin tehokas suorituskyvyn johtamisen väline.
ERP-järjestelmä ja Excel eivät riitä suorituskyvyn johtamisen ratkaisuiksi
Suorituskyvyn suunnittelussa, mittaamisessa ja analysoinnissa käytetään yleensä keskeisiä avainmittareita (KPI). Mittarit voivat kuvata yrityksen taloutta, kuten sijoitetun pääoman tuottoa tai liikevoittomarginaalia mutta myös tuotannon, myynnin tai ostojen suoriutumista.
Joskus suorituskyvyn johtamisen välineeksi ymmärretään organisaation toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmä. Usein se ei kuitenkaan sellaisenaan riitä niihin tarpeisiin, joita suorituskyvyn johtamisen menetelmillä tavoitellaan.
Toiminnanohjausjärjestelmä toimii kyllä hyvin tietojen syöttövälineenä, kirjanpidon ratkaisuna, varastonhallinnan työkaluna tai laskutuksen ja projektinhallinnan työvälineenä. Sen haasteet tulevat kuitenkin vastaan esimerkiksi budjetoinnissa, rullaavassa ennustamisessa, pitkän tähtäimen suunnittelussa, erilaisten simulointien tai skenaarioiden vertailussa tai tulosten mittaamisessa.
Usein organisaatiot yrittävät selättää ERP:n puutteet Excelin avulla. Excel on hyvä työkalu monenlaiseen laskentaan ja seurantaan, mutta suorituskyvyn johtamisen välineenä se on kuitenkin puutteellinen.
Esimerkiksi saksalaisen Business Application Research Centerin tutkimuksessa peräti 83 prosenttia vastaajista on tyytymättömiä Excelin käyttöön. Syiksi mainitaan muun muassa joustamattomuus, datan huono laatu ja liian suuri ajanhukka.
Oikea EPM-sovellus on sen sijaan toista maata. Sen keskeiset hyödyt voidaan kiteyttää kolmeen seikkaan:
- EPM-sovelluksen avulla talous- ja muu suunnittelu sekä raportointi ja konsolidointiprosessit voidaan automatisoida, jolloin turha rutiinityö vähenee ja virheiden määrä pienentyy.
- EPM on integroitu suunnitteluratkaisu, jossa hyödynnetään useista eri lähteistä ja osastoilta peräisin olevaa dataa. Sen avulla voidaan analysoida ja johtaa organisaatiota kokonaisuutena sekä estää liiketoiminnan siiloutuminen eri osastoille.
- EPM mahdollistaa erilaiset simuloinnit ja entä jos -tarkastelut.
"Excel on hyvä työkalu monenlaiseen laskentaan ja seurantaan, mutta suorituskyvyn johtamisen välineenä se on kuitenkin puutteellinen."
Kuinka rakennetaan vahva suorituskyvyn johtamisen ratkaisu?
Hyvin suunnitellulla suorituskyvyn johtamisen ratkaisulla on seuraavanlaisia tunnuspiirteitä.
1. Käytä ennakoivia mittareita toteumatietojen sijaan
Organisaatiot käyttävät toteumatietoja suorituskyvyn mittaamiseen, koska niiden kerääminen on helppoa. Niissä on kuitenkin yksi merkittävä puute: kun toteumatiedot saadaan, on usein jo liian myöhäistä reagoida.
Toki toteumatietojakin tarvitaan, mutta niiden lisäksi organisaation pitäisi seurata myös ennakoivia mittareita. Esimerkiksi toteutuneen myynnin lisäksi myyntiorganisaatiossa voitaisiin seurata tilauskantaa, toteutuneita tilauksia, tarjousten määrää tai myyntikäyntien määrää.
2. Arvioi mittarit säännöllisesti
Mittareiden raportointi ei ole johtamista. Suorituskyvyn johtaminen edellyttää aina mittareiden säännöllistä läpikäyntiä ja arviointia.
Esimerkiksi rutiininomaisille standarditehtäville voidaan soveltaa kolmen kohdan yksinkertaista sääntöä:
- Jokaiselle tehtävälle on yhteisesti sovitut käytännöt tai ohjeet.
- Näiden ohjeiden noudattaminen on kaikkien tiedossa, ja kaikki kykenevät niistä suoriutumaan.
- Käytäntöjen ja ohjeiden noudattamista valvotaan ja mitataan.
3. Keskity jatkuvaan parantamiseen
Standardoitu, vakioitu työ on tärkeää kaikilla organisaation tasoilla, myös ylimmän johdon tehtävissä. Se synnyttää odotuksia läpi organisaation. Odotukset ja niihin liittyvät mittarit ajavat organisaatiota ennustettavaan ja kestävään suorituskykyyn, jota pyritään parantamaan jatkuvasti.
Organisaatiossa voidaan esimerkiksi sopia, että johtajat käyttävät tietyn osan ajastaan alaistensa sparraamiseen ja tiimikokouksiin.
Asiakastarina: näin suorituskyvyn johtaminen onnistuu käytännössä
Suorituskyvyn onnistunut johtaminen aukeaa parhaiten käytännön esimerkin avulla.
Asiakkaamme, henkilöstöpalveluyhtiö Seure siirtyi taannoin käyttämään Jedox-ohjelmistoa osana yrityksen liiketoiminnan suunnitteluratkaisujen uudistamista. Nykyisin yhtiön tulosennusteet syntyvät Jedoxilla integroidusti myynnin suunnittelun, henkilöstösuunnittelun, muiden kiinteiden kulujen sekä tuotannon suunnittelun kautta.
Seuren talous- ja analytiikkajohtaja Teemu Kaipiainen on tyytyväinen uuteen ratkaisuun: sen myötä tiedon luotettavuus on parantunut, eikä yhtiön asiantuntijoiden enää tarvitse käyttää aikaansa tietojen siirtelyyn paikasta toiseen.
Lue lisää asiakastarinastamme!
Artikkelin lähde: McKinsey & Company: Performance management: Why keeping score is so important, and so hard.
